Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
имости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу [18].
На завершенные дела в структурных подразделениях составляется опись. В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.
Одновременно с составлением описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в структурных подразделениях филиала производится отбор документов на уничтожение за тот же период времени с составлением акта установленной формы.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется делопроизводителем в двух экземплярах, утверждается руководителем структурного подразделения и вместе с делами передается работнику архива, который проверяет наличие и соответствие дел акту.
Акт о выделении к уничтожению документов филиала составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства в филиале, рассматривается на заседании Экспертной комиссии филиала и после согласования утверждается директором филиала.
Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) специализированным предприятиям по приемо-сдаточной накладной. На основании накладной в акте проставляется отметка, подтверждающая факт передачи дел на утилизацию.
.5.3 Унифицированные формы документов
Согласно инструкции по делопроизводству АФ ОАО СОГАЗ текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы пронумерованы и на следующих страницах напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст содержит одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его разбивают на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
Общий бланк используют для изготовления всех видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов филиала и включает в себя реквизиты 03, 08, 11, 14. Бланк письма включает в себя реквизиты 03, 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает в себя реквизиты 03, 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
2.5.4 Документы (бланки) строгой отчетности
Свои особенности имеет организация работы с бланками строгой отчетности, а также с документами, исполненными на таких бланках: служебно-деловыми письмами, приказами и т. п. Общие требования к организации изготовления, учета, хранения и использования бланков с изображением герба субъекта РФ изложены в Инструкции по делопроизводству филиала. Бланками строгой отчетности являются полисы и квитанции установленного образца.
Согласно Инструкции по делопроизводству изготовление, учет, хранение и использование бланков министерства должно осуществляется в строгом соответствии с их предназначением. Так, изготовление бланков производится на основании заказа ОАО СОГАЗ, на полиграфических (штемпельно-граверных) предприятиях, имеющих лицензии на осуществление соответствующих видов деятельности, а также сертификаты о наличии всех необходимых технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции с надлежащим качеством.
Бланки филиала подлежат учету. С этой целью на них (типографским способом) до использования по предназначению проставляют порядковые номера, а при необходимости - и серии этих номеров [17].
Учет бланков ведется раздельно по видам бланков. Данные учета отражаются в регистрационно-учетном журнале с применением следующих реквизитов:
-при поступлении бланков: наименования вида бланка, даты поступления, номера сопроводительного документа, наименования поставщика бланков, количества экземпляров, серии и номера бланков;
-при выдаче бланков: наименования вида бланка, количества экземпляров, серии и номера бланков, наименования структурного подразделения, фамилии и инициалов должностного лица - получателя бл