Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?кументооборота
.1 Совершенствование нормативной документации
Любая должность служащего характеризует место работника в процессе управления и его обязанности в аппарате управления. В должностной инструкции закрепляются должностные обязанности, права, ответственность, требования Компании к профессиональным знаниям и умениям. Тем самым, с одной стороны, реализуется разделение труда между персоналом, а с другой - достигается определенная специализация.
Должностная инструкция рассматривается как один из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание при составлении этого документа уделяется структуре текста и требованиям к формулированию обязанностей. Это - документ, позволяющий директору закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность. Должностная инструкция должна быть согласована с другими нормативно-методическими документами филиала и Общества.
Содержание обязанностей ведущего специалиста по делопроизводству определяется исходя из типового набора делопроизводственных операций и организации их выполнения, закрепленных в действующих нормативных и методических документах, а также по результатам проведенного анализа.
Анализ рабочего дня ведущего специалиста по делопроизводству показал, что помимо функций, закрепленных в его должностной инструкции, он выполняет следующие виды работ по документационному обеспечению управления и бездокументному обслуживанию:
принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
принимает документы и личные заявления на подпись директора;
подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;
следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;
ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения);
обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Следовательно, следует включить эти виды выполняемых работ в раздел Должностные обязанности должностной инструкции, который содержит перечисление конкретных задач, возложенных на ведущего специалиста по делопроизводству, указание формы его участия в управленческом процессе.
Также в ходе анализа было выяснено, что в инструкции отсутствует раздел Взаимоотношения. Связи по должности, определяющий круг должностных лиц, с которыми ведущий специалист по делопроизводству вступает в служебные взаимоотношения и обменивается информацией, указывается срок получения и предоставления информации.
Для внесения изменений в должностную инструкцию издается соответствующий приказ директора, который доводится до работника под расписку.
Проект должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству АФ ОАО СОГАЗ представлен в Приложении Г.
Должностная инструкция в обязательном порядке утверждается директором филиала и согласовывается с заместителем директора филиала по защите информации и экономических ресурсов и начальником юридического отдела.
Должностная инструкция доводится до ведущего специалиста по делопроизводству под расписку [9].
.2 Разработка мероприятий по внедрению автоматизированной системы документооборота
В ходе анализа были выявлены следующие недостатки в организации работы с документами и программном обеспечении: в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации документов; документы регистрируются дважды, в результате чего снижается контроль исполнения документов и затрудняется их поиск; большое количество рабочего времени сотрудников тратится на регистрацию, согласование и передачу документов, что снижает эффективность работы сотрудников филиала. Решить эти проблемы можно, внедрив систему автоматизированного документооборота, прежде выбрав платформу для нее.
.2.1 Анализ рынка автоматизированных систем документооборота
Сегодня можно выделить следующие решения от ведущих компаний-разработчиков, работающих в сфере автоматизации работы с документами: Documentum, Босс-Референт, ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, DocsVision, LanDocs, Optima-Workflow.
Система автоматизированного документооборота - это в первую очередь система, позволяющая решать все типовые задачи электронного документооборота для работы с документами - регистрация и ввод документов, поиск документов, маршрутизация, создание отчётов, ведение архива, установление правами доступа в системе. Поэтому при выборе просто необходимо