Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
кументы, созданные в организации и ее структурных подразделениях, используемых в текущей деятельности организации и не выходящих за пределы ее корпоративной структуры.
После создания исполнителем внутреннего документа, записи его в хранилище системы и направления его на согласование и подписание, документ помещается в папку Внутренние документы. В этой папке документ будет находиться, пока не пройдет все стадии обработки по установленному для него жизненному циклу до снятия с контроля всех выданных по нему поручений, после чего система автоматически помещает документ в архив.
Представление, в котором отображаются внутренние документы, содержит колонки реквизитов документов и колонку Статус в соответствии с рисунком 17.
Исходящие документы - ящик хранилища, содержащий документы, которые создаются внутри организационной структуры предприятия для последующей отправки их за пределы объектов, охватываемых системой, и организационной структуры предприятия
После создания исполнителем исходящего документа, записи его в хранилище системы и направления его на согласование и подписание документ помещается в папку Исходящие документы. В этой папке документ будет находиться до тех пор, пока не пройдет все стадии обработки по установленному для него жизненному циклу до подписания документа, после чего система автоматически помещает документ в архив [24].
Рисунок 17 - Представление папки Внутренние документы
Папка Отправленные исходящие представлена в соответствии с рисунком 18.
Рисунок 18 - Представление папки Отправленные исходящие
Выданные поручения - ящик хранилища, в котором находятся все выданные Вами контрольные поручения по документам. Представление содержит колонки реквизитов карточек поручения и колонку Статус, по которой можно определить, на каком этапе исполнения находится документ в соответствии с рисунком 19.
Рисунок 19 - Представление папки Выданные поручения
Полученные поручения - ящик хранилища, в котором находятся все выданные контрольные поручения по документам.
Архив входящих - ящик хранилища, содержащий входящие документы, работа по которым полностью завершена. Папка содержит дополнительный узел, в котором отображается год архива и название подразделения. Каждый пользователь видит только документы своего подразделения в соответствии с рисунком 20.
Рисунок 20 - Архив входящих документов
Аналогично наполняются папки Архивы внутренних документов и Архивы исходящих документов.
Архив по номенклатуре дел - электронный аналог бумажного архива - ящик хранилища, в котором документы систематизированы по номенклатуре дел. Он содержит дополнительный узел, в котором пользователь видит год архива и номенклатуру дел только своего подразделения в соответствии с рисунком 21.
Рисунок 21 - Архив по номенклатуре дел
Данные в системе группируются в соответствии со справочниками:
справочник организационной структуры;
справочник номенклатуры дел;
справочник внешних адресатов;
справочник типов документов;
справочник тематики документов;
справочник шаблонов документов;
справочник списков рассылки;
справочник способов доставки документов.
Регистрация документа в системе осуществляется посредством заполнения регистрационной карточки, в которой указываются основные данные о документе и фиксируется ход исполнения. В соответствии с рисунком 22 представлена карточка входящего документа [24].
Во всех случаях, когда в системе возникает событие, по результатам которого пользователь должен выполнить какое-либо действие, система формирует задачу. В задачах предусмотрены действия, которые необходимо выполнить по документу или по отчету, например: Согласование, На рассмотрение, На исполнение, Подготовьте отчет и т.д. После выполнения задачи документ отправляется следующему по процессу исполнителю задачи. Так, например, для процесса Согласования после завершения согласования первым согласующим система автоматически отправляет документ следующему согласующему [23].
Рисунок 22 - Регистрационная карточка входящего документа
Система осуществляет следующие функции по работе с документом:
просмотр регистрационной карточки;
просмотр текста документа;
редактирование и сохранение в системе;
просмотр версий;
информация о статусе документа;
определение местонахождения документа;
просмотр истории;
поиск документов;
экспорт документа из хранилища;
работа с другими форматами документа (сканирование).
В системе имеется возможность формирования отчетов в соответствии с рисунком 23.
Все отчеты формируются по запросу пользователя с указанием необходимых дополнительных параметров, выводятся на экран и печать в формате Microsoft Office Excel [26].
Рисунок 23 - Формирование отчета в системе
В результате настройки данных действий решается проблема регистрации и учета документов в филиале. Сокращаются затраты времени на регистрацию, передачу и поиск в журналах в соответствии с рисунком 24. Непрерывной линией () на рисунке изображено движение документа до внедрения системы, а пунктирной линией () - движение вх