Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"

Дипломная работа - Менеджмент

Другие дипломы по предмету Менеджмент

В°.

Система предназначена для автоматизации следующих видов деятельности:

работа с организационно-распорядительными документами - создание и размещение в хранилище проектов документов, согласование и визирование ОРД с использованием типовых маршрутов прохождения документов, рассылка документов между подразделениями и филиалами, хранение и архивирование ОРД;

делопроизводство - регистрация входящей, исходящей и внутренней корреспонденции с автоматическим присвоением документам регистрационных номеров, контроль процесса согласования, формирование структурированного оперативного хранилища документов, контроль целостности документов и сохранности реквизитов документов, поиск документов в хранилище, формирование отчетов по движению и исполнению документов по заданным формам, списание документов в дело;

работа с поручениями (заданиями) - формирование поручений и назначение на них исполнителей, маршрутизация поручений (с использованием шаблонов маршрутов), автоматическая доставка исполнителям уведомлений о поручениях, контроль исполнения поручений и резолюций по документам, формирование и доставка отчетов исполнителей и т.п. [26].

.2.4 Внедрение системы управления ОРД Documentum

Внедрение автоматизированной системы документооборота в организацию сопровождается разработкой распорядительных и методических документов. В соответствии с требованиями необходимо создать приказ о внедрении системы ОРД Documentum в АФ ОАО СОГАЗ.

Проект приказа о внедрении автоматизированной системы ОРД Documentum в АФ ОАО СОГАЗ представлен в соответствии с Приложением Д.

В проект должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству соответственно вносится пункт, в котором на него возлагаются работы по внедрению автоматизированной системы ОРД Documentum.

Также изменения вносятся в Инструкцию по делопроизводству приказом Генерального директора Общества.

Для пользования любой программой необходимо ее изучить. Для изучения используют методическую литературу, справочную систему. Имея под рукой подобный материал можно оперативно справиться с любой поставленной задачей. Основным документом, определяющим порядок эксплуатации внедряемой системы документооборота, является Руководство пользователя системы ОРД Documentum в соответствии с Приложением Ж [2].

.2.5 Принципы работы системы ОРД Documentum

Вход в систему осуществляется посредством ввода следующей информации: URL-адрес для входа в Webtop, установленного в организации; имя хранилища, в которое Вы входите; регистрационное имя пользователя и пароль для входа в хранилище.

После ввода данных открывается основное окно системы в соответствии с рисунком 12.

Рисунок 12 - Основное окно системы

В левой области экрана, называемой Панель навигации, отображается список папок и ящиков хранилища документов, необходимых для работы пользователей системы.

Личный Ящик - папка пользователя, в которой хранятся созданные и разработанные документы. По умолчанию, у каждого пользователя есть Личный ящик и только он имеет к нему доступ в соответствии с рисунком 13.

Рисунок 13 - Личный ящик сотрудника

После отправки по процессу документ перемещается из папки Личный ящик в одну из папок Входящие документы, Внутренние документы или Исходящие документы в соответствии с видом документа.

В папку Личный ящик можно скопировать документ или создать связь с документами из папок Входящие документы, Внутренние документы или Исходящие документы.

Недавно просмотренные - это папка, в которой отображаются регистрационные карточки документов, обработанные или открытые в течение последних суток в соответствии с рисунком 14. По истечении этого времени документ автоматически удаляется из папки [5].

Рисунок 14 - Папка Недавно просмотренные документы

Для повышения удобства в работе система обеспечивает формирование и автоматическую рассылку уведомлений пользователям на всех этапах жизненного цикла документа, от его создания до помещения в архив.

Задачи/Уведомления - папка, в которой содержится список задач и уведомлений по документам и поручениям.

В подпапке Документы отображаются поступившие задачи и уведомления, связанные с работой с документами (создание, согласование, возврат на доработку, подписание и т.д.) в соответствии с рисунком 15.

Рисунок 15 - Папка Задач/Уведомления по документам

Представление содержит название задачи, дату получения, от кого получено уведомление о задаче, краткое содержание документа и колонку Статус, по которой можно определить, что происходит с документом в данный момент.

Входящие документы- ящик хранилища, содержащий документы, поступающие извне - от других организаций в адрес предприятия и его структурных подразделений, охватываемых системой. После размещения входящего документа в систему и создания регистрационной карточки входящему документу присваивается регистрационный номер, и документ помещается в папку Входящие документы. В этой папке документ будет находиться до помещения его в архив в соответствии с рисунком 16.

Рисунок 16 - Представление папки Входящие документы

Внутренние документы - ящик хранилища, содержащий официальные до