Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
В»а. В частности, Инструкцией по делопроизводству определен состав организационно-распорядительной документации Общества, обязательный для исполнения в филиале:
документация по распорядительной деятельности: решения Совета директоров ОАО СОГАЗ, приказы ОАО СОГАЗ. Распорядительные документы содержат управленческие решения, являющиеся обязательными к исполнению, всеми работниками Общества и филиала;
документация по оперативно-информационному регулированию деятельности: акты, письма, служебные и объяснительные записки, справки и т.д. Информация, содержащаяся в них, может являться основанием для принятия руководителем управленческого решения, а может быть принята к сведению;
документация по личному составу (приему на работу, переводу на другую работу, увольнению, оформлению отпусков, поощрений, диiиплинарных взысканий и т.д.). Требования к подготовке, оформлению и обработке документов по личному составу устанавливаются Управлением по работе с персоналом в соответствии с действующими законодательными и иными нормативно-правовыми актами;
протоколы, уставы, доверенности, договоры. Протоколы Общего собрания акционеров ОАО СОГАЗ, заседаний Совета директоров ОАО СОГАЗ, Ревизионной комиссии ОАО СОГАЗ, Правления ОАО СОГАЗ, а также уставы, доверенности, договоры подготавливаются, оформляются и обрабатываются в соответствии с требованиями специальных нормативных актов.
Деятельность же самого филиала осуществляется на основе:
организационно-правовой документации (устав Общества, Положение об АФ ОАО СОГАЗ, лицензии, свидетельства, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции);
плановой документации (план работы отдела или службы, бизнес-план);
распорядительной документации (приказ, распоряжение, протокол);
информационно-справочной и справочно-аналитической документации (акты, справки, докладные и служебные записки, переписка, телеграммы, факсограммы, анкеты, жалобы);
отчетной документации (отчетные документы по различным направлениям деятельности филиала);
документация по агентам (договор, анкета, личные данные);
документации по обеспечению кадрами (по личному составу) (приказы по личному составу, заявление, личная карточка, трудовой договор, трудовая книжка, комплекс документов по личному делу);
финансовой документации (бухгалтерский учет и отчетность);
договорной документации (договоры, контракты, соглашения).
Таким образом, деятельность АФ ОАО СОГАЗ фиксируется в различных документах, объем которых увеличивается с каждым годом, технология работы с которыми четко определена и применяется сотрудниками.
.5 Анализ документооборота АФ ОАО СОГАЗ
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее операции с документами, перемещения, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, оформления и отправки.
Исследование документооборота и документационных потоков в АФ ОАО СОГАЗ осуществлялось с использованием метода изучения документов. Изучение документов - один из основных методов, который используется при анализе объекта исследования.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии общего источника и приемника данных. Выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки в соответствии с рисунком 2.
Рисунок 2 - Состав документопотоков
Поток входящей документации включает внешние нормативные документы и входящую корреспонденцию. Внешний нормативный документ филиала - документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, разработанный внешними организациями и применяемый в деятельности ОАО СОГАЗ. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, который, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на ручейки в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение. Преимущественно в АФ ОАО СОГАЗ этот поток составляют такие документы как: различные письма, коммерческие предложения с рекламными материалами, договоры с различными организациями и физическими лицами.
Внутренняя документация. В филиале формируется из документов Головного офиса ОАО СОГАЗ внутренних нормативных документов Общества и филиала, поток внутренних документов по организации деятельности филиала. Внутренний нормативный документ - документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов, разработанный в Обществе или филиале и утвержденный руководством Общества или филиала. К этим документам относятся приказы, распоряжения, указания, служебные записки, справки, протоколы, акты, приказы по личному составу, планы, бухгалтерские, учетные документы и т.п.
В структурных подразделениях из документов, подготовлен