Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?тоянные реквизиты), для переменных - оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации документов, ее последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в учреждении в виде сборника.
Содержание документов определяется составом и значением входящих в них показателей и реквизитов. Последние могут быть разными, но это не исключает возможности предъявлять к ним общие требования. Кроме того, большинство показателей и реквизитов даже в различных документах бывают одинаковыми.
Трафаретные документы требуют значительно меньше времени на составление.
Широкое распространение получили анкеты - опросный лист для получения сведений. Наиболее известны кадровые анкеты. Путем анкетирования можно собирать любые сведения. В УСОРД дана первая попытка в анкетной форме представить модели приказов (по приему, переводу, увольнению работников организации) и докладных записок [23].
1.7 Автоматизация делопроизводства
В восьмидесятые годы практически все союзные министерства, крупные заводы, организации имели свои вычислительные центры. Многочисленные группы программистов трудились над созданием для своих предприятий систем с загадочным именем АСКИД, которое расшифровывалось: Автоматизированная Система Контроля Исполнения Документов. Уже тогда все крупные организации и предприятия пытались автоматизировать контрольные функции делопроизводства.
Деньги на разработку тратились, системы создавались, но как только дело доходило до эксплуатации, они тихо умирали по причине саботажа со стороны рядовых чиновников. Автоматизированная система отнимала чувство их значимости и незаменимости. С одной стороны, чиновника обязывали предоставлять электронной канцелярии информацию, обладателем которой традиционно был он и только он. С другой стороны получалось, что теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя его, чиновника, из рук какого-то оператора ЭВМ. Более того, система оперативно оповещала о его нерасторопности как исполнителя.
Существовали и объективные факторы, сдерживающие автоматизацию делопроизводства. Главным из них был крайне неудобный способ передачи информации - на магнитных носителях, но определяющим был, безусловно, фактор субъективный.
Сегодня любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку электронного документооборота. Но использование техники более чем для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет [10].
Пример с системами АСКИД свидетельствует о том, что наличие успешно действующей Системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его Руководства. Это означает полную управляемость подчиненных Руководству аппарата, их компетентность, солидарность, диiиплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Любая хорошо спроектированная система автоматизации делопроизводства и документооборота позволяет:
централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять узкие места в документообороте и работе персонала;
при переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери, и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение iитанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. По мнению компании DELPHI (проводившую оценку эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами) - около 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего рабочего времени в попытках найти их. Компания Coopers&Lybrand оценивает, что организации делают в среднем 19 копий каждого документа и что почти 7.5% всех документов теряется безвозвратно;
повысить рост производительности труда сотрудников за iет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. В порядке подтверждения - еще несколько цифр: по оценке Nortan Nolan Institute при переходе к работе с электронными документами рост производительности труда сотрудников составляет 25-50%, уменьшается время обработки одного документа более чем на 75%, а уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов составляет до 80%.
Итак, вывод первый - автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия.
Главная особенность российского делопроизводства заключается в стремлении любого документа сначала лечь на стол руководителя самого высокого ранга, а потом, обрастая резолюциями, спускаться вниз - к непосредственному исполнителю. Чтобы потом, после того, как приказ исполнен проделать тот же путь в обратном направлении. Делопроизводство в России имеет строго вертикальное направление. На Западе он стремится к горизонтальному - документ должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство.
Другой уникальной особенн?/p>