Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
емый подход - создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения.
Данные меры работают, но только до определённого момента. Как только решаемые компанией задачи усложняются, увеличиваются её размеры, возможностей указанных решений становится недостаточно, компания снова приближается к информационно-управленческому хаосу.
Единственный путь решения - автоматизация делопроизводства и документооборота компании путём внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления (сокращённо ИС ДОУ) [16].
Рассмотрим ключевые особенности задачи автоматизации делопроизводства и документооборота компании:
данная задача находится на стыке традиционных бумажных технологий работы с документами и компьютерных технологий;
работа с документами не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессах, тесно интегрирована с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации, поэтому необходимо обеспечить соответствующие механизмы интеграции с иными информационными системами.
Такие факторы, как специфика деятельности компании, её размер, текущая и будущая структура, цели, перспективы развития также оказывают значительное влияние на практическое воплощение задачи автоматизации делопроизводства и документооборота в конкретной компании.
Объектом автоматизации информационной системы является управленческая деятельность. Первоочередной задачей функционирования системы является повышение эффективности управленческой деятельности компании за iет автоматизации всего комплекса работ с документами. Подобная информационная система должна охватить следующие области:
документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение и выпуск документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность);
организация документооборота (обеспечение движения, хранения, поиск и использование документов и проектов, контроль исполнения поручений по обработке документов, списание в дело и поиск документов);
систематизация архивного хранения (определение правил хранения, использования и уничтожения архивных документов, обеспечение поиска информации для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур).
Таким образом, информационная система образует единое информационное пространство, предоставляющее пользователям средства совместной работы со всеми документами организации: поступающей и исходящей корреспонденцией, внутренними организационно-распорядительными материалами, включая сопроводительную переписку, в течение всего их жизненного цикла. При этом после завершения активной жизни документов система обеспечивает их архивное хранение или фиксацию информации об их уничтожении [14].
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. На сегодняшний день информация является полноценным ресурсом производства, важным элементом успешного ведения бизнеса. Качество информации определяет качество управления.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом [15].
По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой организации. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Эффективность управления предприятием (компанией, фирмой и т.д.) напрямую определяется разумностью организации системы делопроизводства и документооборота. Поэтому любое предприятие, независимо от его размеров и профиля деятельности, активно работающее с документами, рано или поздно приходит к необходимости решения проблемы систематизации, обработки и хранения значительных объёмов информации. Значительную роль в оптимизации деятельности предприятия играют современные информационные системы документационного обеспечения управления.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
.1 История делопроизводства в России
Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю всей нашей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена.
В древности документы составлялись на самых различных материалах. В Ассирии - на глиняных табличках, в Индии и Цейлоне - на пальмовых листьях, в Египте - на каменных плитах и папирусах, в Древнем Новгороде - на бересте. Изобретенная в 105 г. в Китае бумага открыла новую эру в жизни документов. На мн