Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?арственной власти, иных федеральных государственных органов и учреждений, которым законом предоставлено право использовать печати с изображением Государственного герба [6].
ГОСТ 9327-60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. Стандарт устанавливает форматы бумаги, используемые, в том числе и для изготовления документов. Стандартные форматы бумаги в нашей стране были приняты в 1934 г. на основе германского стандарта DIN (Deutsche Industrie Normen - Германские промышленные нормы).
Стандарт устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В и С. Ряд А является основным рядом. Форматы этого ряда используются для изготовления документов. Исходным форматом является формат А0 (формат ватманского листа бумаги, площадь которого равна 1 м2). Следующие форматы являются производными от формата А0, они образуются делением предшествующего формата пополам, параллельно меньшей стороне листа; формат А4 имеет размеры 210х297 мм, формат А5 - 148х210 мм. Форматы ряда В применяется в случаях, когда необходимы форматы, по размерам занимающие промежуточное положение между двумя смежными форматами ряда А, а форматы ряда С применяются для конвертов, папок и других изделий [7].
ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности и технические требования. Стандарт содержит комплекс требований к обложкам, в которые подшиваются дела при передаче на архивное хранение. Стандартом установлены размеры обложек, требования к материалу, из которого они изготавливаются, установлено также, какие сведения должны помещаться на обложку дела [8].
.6 Организация работы с документами
Организация работы с документами - это создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, начиная с созданий или получения документа, и кончая его уничтожением или передачей на архивное хранение. Виды работ с документами представлены в соответствии с таблицей 2.
Таблица 2 - Виды работ с документами
Составные части делопроизводстваОперации делопроизводстваГруппы документоввнутренниеисходящиевходящиеДелопроизводствоДокументированиеСоставление проекта документаобязательнообязательноне используетсяСогласование проекта со специалистамивозможновозможноне используетсяПроверка правильности оформления документаобязательнообязательноне используетсяПодписание (утверждение) документа руководителемобязательнообязательноне используетсяРегистрациявозможнавозможна; отправкавозможна, разметкаОрганизация работы с документамиКонтроль исполнениявозможновозможновозможноИсполнение документовобязательновозможнообязательноФормирование делобязательнообязательнообязательноТекущее хранение и использованиеобязательнообязательнообязательноПередача на архивное хранениевозможновозможновозможноРассмотрение документов руководителем (резолюция)возможноне используетсявозможноУничтожение документоввозможновозможновозможно
Для того чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию и унификацию.
Классификация документов - деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия. Существуют различные системы документирования.
Системы документирования:
административная;
статистическая;
коммерческая и др.
Предметом нашего изучения является административная система документирования.
Административная система документирования по видам документов делится на:
организационно-распределительную (ОРД): положения, уставы, инструкции, приказы, решения, протоколы;
справочно-информационную: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты;
по личному составу: приказы, личные дела, заявления, трудовые книжки, характеристики, договоры и т.д.
Цель классификации документов:
повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации;
экономия труда за iет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога).
Значение классификации документов:
обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве;
повышение оперативности работы с ними.
Первой ступенью классификации является группировка исполненных документов в дела (дело - совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, оформленную соответствующим образом). Она является основой правильного формирования дел.
Основной признак классификации - содержание документа.
Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их стандартизация, т.е. унификация.
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов.
Унификация видов и разновидностей документов проведена на основе классификации участков, вопросов деятельности учреждения и создании классификатора управленческой документации.
Направлением унификации является создание трафаретных текстов. Это целесообразно делать для групп документов, оформляющих идентичные действия. Часть реквизитов печатают типографским способом (по?/p>