Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
? были направлены на решение классических задач делопроизводства - на автоматизацию работы с набором определенных процедур, связанных с директивной моделью управления, на регистрацию входящих/исходящих документов, а также контроль исполнения документов расписанных, прежде всего, первым лицом предприятия. Бизнес-заказчиками таких систем, как правило, являются специальные управления документационного обеспечения управления (ДОУ) в государственных учреждениях и компаниях. В этих организациях (их еще иногда называют фабриками бумаг) генерируется огромное количество документов, которые необходимо хранить длительный период времени по определенным правилам, поэтому возникает потребность в электронном архиве. Подобные системы установлены также и во многих коммерческих компаниях. Вопрос заключается в том, насколько они соответствуют процедурам управления, принятым в коммерческих организациях, и существуют ли в них процессы, связанные с обработкой документов, поддержка которых этими системами недостаточно эффективна.
Системы, поддерживающие процессный подход к автоматизации, вышли на рынок несколько лет назад и активно внедряются в коммерческих (а также и государственных) компаниях, нуждающихся в автоматизации процессов управления. Как правило, такие системы используют механизм WorkFlow или потока работ. Кстати, они не менее эффективно могут поддерживать и процедуры директивного управления, но коммерсантам их реализация, как правило, не требуется вообще или в весьма ограниченном объеме [20].
.4 Документационное обеспечение управления
В последнее время все чаще начал употребляться термин документационное обеспечение управления - ДОУ. Он возник в связи с совершенствованием организационно-технической основы делопроизводства, в связи с внедрением в сферу работы с документами средств вычислительной техники, современных информационных технологий сбора, обработки, хранения и использования информации.
Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.
Возможное название специального структурного подразделения ДОУ:
управление делами;
общий отдел;
канцелярия;
секретариат.
В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь.
Структура службы ДОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации). [10]
Цели службы ДОУ:
организация работы;
руководство документационным потоком;
координация видов работ с документами;
контроль за последовательностью работы с документами;
организация работ по документационному обеспечению управления.
Задачи службы ДОУ:
совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования;
обеспечение единого порядка работы с документами;
контроль за исполнением документов;
хранение документов;
унификация форм документов;
сокращение по возможности документооборота;
методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.
Функции службы ДОУ:
разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;
обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;
доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;
контроль за прохождением, исполнением, оформлением документов в сроки;
изготовление и размножение документов;
разработка номенклатуры дел, хранение дел;
контроль за работой с документами в структурных подразделениях;
организация работы архива;
повышение квалификации работников службы ДОУ.
Основной задачей службы ДОУ является совершенствование форм и методов работы с документами. Слово документ в переводе с латинского означает свидетельство, способ доказательства.
Документ - это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он диiиплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает э?/p>