Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?ументов, применяемых в управленческой деятельности и их содержание; систем документации; порядка движения документов в организации);
изучение основных информационных потоков, их количественных и качественных характеристик;
анализ системы документооборота конкретного предприятия, технического, программного и информационного обеспечения управления предприятием;
внесение изменений в нормативно-методическую документацию;
разработка мероприятий по автоматизации делопроизводственных процедур.
В качестве объекта исследования был выбран Астраханский филиал открытого акционерного общества СОГАЗ (далее по тексту АФ ОАО СОГАЗ).
Предметом изучения является организация и технология работы с документами как основа формирования качественных управленческих решений, принимаемых в АФ ОАО СОГАЗ.
Для изучения объекта исследования были выбраны следующие методы.
Изучение документов (один из основных общеобязательных методов, с которого начинается исследование).
Метод наблюдения, этот метод также является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии в учреждении на конкретных рабочих местах и визуальном фиксировании происходящих процессов и условий труда, дает возможность не только собрать необходимый исходный материал, лично разобраться, но и проверить и уточнить данные, полученные другими методами. Метод наблюдения используется для выяснения характера загрузки различных категорий сотрудников учреждения, организации секретарского обслуживания, организации работы по приему, обработке, изготовлению, транспортировке, хранению документов, оснащенности компьютерной техникой, средствами механизации, организации рабочих мест сотрудников, состояний архива.
Опрос (интервьюирование). Этот метод позволяет проверить, уточнить и дополнить данные. Метод опроса является определяющим при выяснении распределения обязанностей между сотрудниками, выяснении вида работ, выполняемых сотрудниками.
На основе опроса выявляется перечень операций, выполняемых работником. Методом опроса выясняется также мнение сотрудников об условиях их труда, степени автоматизации, оснащенности средствами оргтехники, психологическом климате в коллективе, отношении к работе по рационализации.
Графический метод предусматривает детальную и лаконичную фиксацию наблюдаемых операций и явлений с помощью чертежа. Графики находят широкое применение в работах по исследованию делопроизводства. Они используются при изучении документов (схема организационной структуры учреждения, секторные диаграммы, схемы документационных потоков, документооборота, графики входящей и исходящей корреспонденции), наблюдении (оперограммы).
Статистический метод предусматривает количественный учет однородных, повторяющихся операций и явлений. Он используется при подiете объема документооборота, числа регистрируемых и контролируемых документов и средств автоматизации, результатов, полученных при, наблюдении. При статистическом методе фиксация ведется как по произвольной форме, так и в заранее разработанных таблицах и карточках. Первичные наблюдения подвергаются затем суммированию и анализу [15].
Сегодня тема автоматизации делопроизводства и документооборота актуальна, активно обсуждается в средствах массовой информации, на специализированных конференциях, семинарах. Это привлекает повышенный интерес государственных учреждений и коммерческих предприятий к информационным системам. Результат - рост количества организаций, внедривших и успешно эксплуатирующих информационные системы.
Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений за iёт использования актуальных и своевременных данных приводит к повышению управляемости компании в целом.
Документация во все времена имела ценность, как для личности, так и для государства. Носители и способы передачи зафиксированной информации (информационные технологии) в течение веков изменялись, приспосабливаясь как к антропометрическим характеристикам человека, так и к техническим новшествам, пройдя путь от глиняных табличек до электронных документов.
Следствием постоянно возрастающей значимости документации в обществе стало то, что человек придумал специальную отрасль деятельности - делопроизводство, или документационное обеспечение управления, которое должно было обеспечить эффективную для каждого исторического периода систему создания и использования документов.
Система делопроизводства призвана обслуживать процесс управления. Документы должны создаваться в нужное время, в нужном месте и в нужное время быть под рукой. В этом предназначение системы делопроизводства, в этой же плоскости лежат и основные критерии ее оценки.
К сожалению, на практике технологическая сторона вопроса зачастую заслоняет его основное содержание. Идеальной или просто хорошей системой делопроизводства следует iитать не ту, где, например, задействовано больше компьютеров или разработано больше унифицированных форм, а ту, которая, обеспечивая работу организации в полной мере, помогает ей, не дает сбоев, не создает дополнительных трудностей. Какие при этом используются средства и технологии - это уже другой вопрос. Иное дело, что эти средства и технологии создают основу, предпосылки для эффективной реализации системой делопроизводства своих функций.
Одна из первых задач на пути ?/p>