Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"

Дипломная работа - Менеджмент

Другие дипломы по предмету Менеджмент

?тетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Юридическая сила - свойство документа, предоставленное ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа, установленным порядком оформления.

В результате документирования деятельности организации создается документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, по которым можно ее идентифицировать.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие функции официальных документов:

информационная (документ создают для сохранения информации);

социальная (документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью);

коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);

культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности, уровень научного и технического развития общества).

Специальные функции официальных документов:

управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить, плановые, отчетные, организационно-распорядительные и др. документы);

историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества) после выполнения своих оперативных функций, чему помогает его поступление на хранение в архив.

Официальные документы подразделяют на:

управленческие;

научные;

технические;

технологические;

производственные и др.

Управленческие документы составляют основу документации организации и являются объектом делопроизводства. В состав управленческой документации входит следующая:

организационная;

распорядительная;

информационно-справочная;

по личному составу;

плановая.

Современные требования к оформлению организационно-распорядительной документации зафиксированы в Государственном стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов) от 1 июля 2003 года [5].

Состав документов в организации зависит от:

порядка принятия решений (единоначалие или коллегиальность);

объема и характера взаимосвязей в организации;

характера взаимоотношений с другими организациями и государственными органами.

Делопроизводство как отрасль обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. Одним из основных элементов делопроизводства является документирование. Под документированием понимается запись информации на бумаге или другом носителе. Оно осуществляется по правилам, установленным правовыми нормативными актами, и имеет юридическую силу.

Классификация делопроизводства представлена в соответствии с рисунком 1.

Рисунок 1 - Классификация делопроизводства

Существует три формы организации делопроизводства:

централизованная;

децентрализованная;

смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру [16].

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

.5 Нормативно-методическая база делопроизводства

Процесс делопроизводства определяется нормативно-методической базой на основе:

законов;

нормативных правовых актов;

методических документов.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (м