Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
ных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток исходящей документации. К этому потоку относятся инициативные и ответные письма, договоры, статистическая отчетность, а также БСО. Пример исходящего письма представлен в Приложении Б.
При количественном анализе документооборота АФ ОАО СОГАЗ были исследованы документы за последние три года (2006 -2008 гг.) в соответствии с таблицей 3.
Таблица 3 - Анализ объема документооборота АФ ОАО СОГАЗ (исключая договоры страхования)
Вид документацииКоличество документов, шт.Темпы роста, 06 год2007 год2008 год 2007 к 2006 2008 к 2007Входящая7668961078116,9120,3Исходящая99510231165102,8113,8Внутренняя694750828108,0110,4Итого в год:245526693071108,7115,1
На основании данных, представленных в таблице, можно графически определить структурную характеристику документооборота в виде гистограммы. Справка об объеме документооборота за 2006-2008 гг. представлена в соответствии с рисунком 3.
Рисунок 3 - Объем документооборота АФ ОАО СОГАЗ
Таким образом, исходя из табличных и графических данных, можно сделать вывод о том, что количество документов с каждым годом увеличивается. Такая тенденция объясняется тем, что АФ ОАО СОГАЗ постоянно наращивает связи с партнерами и клиентами. Вследствие повышения интереса к страхованию среди организаций и частных лиц, в филиале с каждым годом увеличивается количество заключаемых договоров. Увеличение входящих и исходящих документов соответственно способствуют увеличению и внутренних документов.
При анализе документов, формируемых в структурных подразделениях, выяснилось, что наибольшее количество документов готовиться ведущим специалистом по делопроизводству, главным специалистом по работе с персоналом, отделом развития внутрирегиональной сети и бухгалтерией в соответствии с рисунком 4.
Рисунок 4 - Удельный вес документов, подготавливаемых в структурных элементах филиала
Как видно из круговой диаграммы, самая большая доля документов приходиться на отдел развития внутрирегиональной сети, так как он координирует заключение агентских договоров и выдачу бланков строгой отчетности (полисов).
Таблица 4 - Анализ объема договоров страхования (исключая договоры по обязательному медицинскому страхованию)
Вид договора страхованияКоличество документов, шт.Темпы роста, 06 год2007 год2008 год 2007 к 2006 2008 к 2007Заключение новых договоров52571025717593195,11171,5Пролонгация договора3546847515879239113,8
Увеличение числа договоров страхования начиная с 2006 года объясняется тем, что в с этого периода началась более активная реклама страховых услуг, а в прессе стало появляться больше информации, касающейся страховых вопросов. Все эти факты вызвали интерес к страхованию у физических лиц, предпринимателей и юридических лиц. Объем страховых договоров АФ ОАО СОГАЗ представлен в соответствии с рисунком 5.
Рисунок 5 - Объем страховых договоров АФ ОАО СОГАЗ
Проанализировав качественный состав документов, выяснила, что большая часть приходится на приказы. В соответствии с рисунком 6 циркулируют приказы Головного офиса, приказы филиала и приказы по личному составу.
Рисунок 6 - Долевое соотношение видов приказов в АФ ОАО СОГАЗ
.5.1 Движение документов в АФ ОАО СОГАЗ
Хотя все документопотоки филиала тесно связаны между собой, каждый из них имеет свои правила обработки и направления движения.
Движение входящих документов в Филиале включает: первичную обработку; предварительное рассмотрение; регистрацию; рассмотрение руководством; передачу на исполнение; исполнение; контроль за исполнением; списание исполненного документа в дело в соответствии с рисунком 7.<) с документами вскрываются, при этом проверяется правильность адресования и соответствие вложений, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах, проверяется комплектность вложений. Конверты сохраняются и прилагаются к документам, поступившим от граждан и государственных органов (правоохранительных, судебных, контрольных, надзорных, антимонопольных, таможенных, налоговых и др.). Конверты сохраняются и прилагаются к документам также в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя; когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. К корреспонденции, направленной в адрес юридического управления, конверты прилагаются в обязательном порядке. Во всех остальных случаях конверты уничтожаются.
Все поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с примерным перечнем документов, не подлежащих регистрации.
Документы рекламно-информационного характера, поступившие в филиал по факсу или электронной почте, направляются адресату без регистрации. Факсограммы и электронные сообщения, требующие решения, оформляются на бумажном носителе формата А4 и регистрируются.
Рисунок 7 - Схема прохождения входящей документации
Обязательным этапом обработки поступивших документов является их регистрация в журнале входящих документов. Отметка о поступлении документа в филиал является в верхней правой части лицевой стороны первого листа документа в виде штампа с указанием регистрационного номера и даты регистрации документа. Входящий регистрационный номер филиал