Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
анков или агента, расписки в получении, примечания (отметки об уничтожении и т. д.).
Хранение бланков производится в приспособленных для этой цели помещениях, в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение бланков, не пригодных для дальнейшего использования (испорченных в процессе хранения или исполнения документа, с устаревшими реквизитами и т.п.), осуществляется по акту с отметкой в учётных документах.
Для обеспечения сохранности бланков приказом директора филиала назначаются должностные лица, несущие персональную ответственность за их учет, хранение и использование по назначению. Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков, возлагается на бухгалтера, ответственного за учет бланков строгой отчетности.
Проверки наличия, а также правильности хранения и использования бланков производятся не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом головного офиса или директора филиала. О произведенных проверках делаются соответствующие отметки в учетных документах (после последней учетной записи).
В случае обнаружения нарушений установленного порядка и правил изготовления, учета, хранения и использования бланков комиссия обязана провести служебное расследование, результаты которого оформляются актом. Акт представляется на рассмотрение министру для принятия решения о мерах по устранению выявленных недостатков в организации работы с бланками.
.6 Анализ документооборота в отделе развития внутрирегиональной сети
В соответствии с тем, что в филиале реализована смешанная форма делопроизводства, в каждом структурном подразделении существуют правила ведения делопроизводства, создаются комплексы документов, утверждаются маршруты их движения. Особое внимание следует уделить документообороту отдела развития внутрирегиональной сети. В отделе ведется вся документация для взаимодействия страховых представителей (агентов и брокеров) начиная с заключения агентского договора (гражданско-правовые договоры).
В соответствии с приказом Об утверждении типовой формы агентского договора для физических лиц № 234 от 03.06.2008г. утверждена типовая форма агентского договора, представленная в соответствии с Приложением В.
Агентские договора заключаются на основе методических указаний по заключению агентских договоров с физическими лицами специалистами отдела развития внутрирегиональной сети.
Этапы создания, согласования, подписания, передачи и хранения представлены в соответствии с рисунком 9
Лицо, заключающее агентский договор с Обществом, предоставляет следующие документы (для физического лица):
анкета агента;
копия паспорта (первая страница и страница с пропиской);
справка о временной регистрации (если таковая имеется);
копия свидетельства пенсионного страхования;
копия ИНН.
Прием документов осуществляется главным специалистом ОРВС, который составляет проект агентского договора. В последующем проект согласовывается с начальниками профильных отделов, юристом, главным бухгалтером. Передачи на согласование осуществляет главный специалист ОРВС. Следующим этапом движения становится сшивка агентского договора. На заднюю часть договора (место сшивки) клеится бирка с указанием количества страниц в договоре. После согласования сшитый договор передается на подпись директору филиала. Затем агентский договор подписывается самим агентом.
Агентский договор составляется в двух экземплярах, из которых первый хранится в личном деле агента в Обществе, второй вручается агенту. На основании агентского договора, в юридическом отделе составляется доверенность, в которой подробно прописываются пределы полномочий агента. Доверенность выдается директором филиала в порядке делегирований полномочий.
После заключения агентского договора агенту выдается комплект правил, инструкций, методических рекомендаций и указаний по видам страхования, указанным в Приложении № 1 к агентскому договору. Кроме того, выдаются бланки строгой отчетности, бланки заявлений на страхование, анкет, описей, рекламные материалы и другие документы, необходимые для проведения работы по заключению договоров страхования и привлечению потенциальных страхователей. Бланки строгой отчетности не могут быть выданы ранее даты подписания агентского договора. По решению директора филиала агенту выдается доверенность на право заключения договоров страхования.
.7 Хранение, перемещение, уничтожение и списание документов
.7.1 Оперативное хранение документов
Оперативное хранение документов организуется посредством реализации согласованных между собой мероприятий, нацеленных на обеспечение сохранности исполненных документов в процессе последующей работы в соответствии с установленными требованиями. Обеспечение сохранности документов достигается созданием для этого оптимальных условий, соблюдением нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, гарантирующих поддержание их в должном физическом состоянии. Оперативное хранение документов осуществляется, начиная с помещения документов в соответствующие дела и до передачи последних в архив [14].
Дела располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих надежную сохранность документов от каких бы то ни было повреждений, а также от хищения или утраты. Для удобства поиска документов (дел) последние располагаются в соответствии с номенклатурой, выписка из котор?/p>