Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?й помещается на внутренней стороне дверцы шкафа, а на корешках обложек дел указываются их номенклатурные номера. Выдача состоящих на оперативном хранении дел должностным лицам (структурным подразделениям) производится с разрешения министра под расписку на срок до одного месяца. На выданное дело немедленно заводится карта-заместитель.
2.7.2 Передача документов на хранение в архив, их перемещение, уничтожение и списание
По истечении установленных сроков оперативного хранения документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющие практическое или научно-историческое значение, а также документы по персоналу подлежат передаче в архив. Подготовка указанных документов к передаче в архив включает [19]:
проведение экспертизы ценности документов;
формирование и оформление дел;
составление описей дел;
составление актов о выделении документов и дел, не представляющих практической или научно-исторической ценности, к уничтожению.
Экспертиза ценности заключается в ежегодном отборе документов на архивное хранение или определение сроков их хранения на основе установленных критериев отбора (сроков хранения). Для организации экспертизы ценности документов в создается экспертная комиссия.
Проведение экспертизы осуществляется путем полистного просмотра дел филиала на основе перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел:
В процессе экспертизы из дел изымаются дублируемые экземпляры документов, их черновики, неоформленные копии, а также не относящиеся к делу документы с временными сроками хранения. Результаты экспертизы отражаются в описях дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по персоналу, подлежащих передаче в архив, а также в актах о выделении дел к уничтожению [13].
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, при этом части (тома) дел вносятся в опись под самостоятельными номерами;
в описи соблюдается валовой (сплошной) порядок нумерации дел;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью только заголовок первого дела (все остальные однородные дела обозначаются словами то же, однако другие сведения об этих делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
вслед за последней статьей описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (в частности, литерные и пропущенные номера).
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления описей дел за этот же период. Уничтожение дел, включенных в акт, производится в соответствии с установленным порядком только после того, как акт, согласованный с экспертной комиссией и утвержденный экспертно-проверочной комиссией архива, будет утвержден министром [12].
При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел. Описи подписываются заведующим архивом и лицом, передавшим дела.
.7.3 Архивное хранение документов
Архивное хранение документов осуществляется, начиная с передачи последних в архив до истечения предельных сроков их хранения. Организация архивного хранения документов включает:
рациональное размещение документов, состоящих на архивном хранении;
контроль за движением указанных документов;
контроль за физическим состоянием указанных документов;
копирование документов, состоящих на архивном хранении, iелью создания страхового фонда и фонда пользования;
в необходимых случаях - восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
Все состоящие на архивном хранении документы располагаются в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск и комплексное хранение в соответствии с учетными данными.
.8 Анализ технического и программного обеспечения
В филиале установлена телефонная мини АТС, позволяющая параллельно подключить городской телефон в нескольких отделах и выполнять следующие функции:
внутренние телефонные звонки;
перевод входных звонков из города на другие внутренние номера;
при занятости городской линии устанавливать автоматически очередь на выход в город.
Широкое распространение имеет факсимильная связь. В филиале находится три факса.
Каждый сотрудник филиала имеет персональный компьютер. Парк персональных компьютеров регулярно обновляется. В настоящее время большинство ПК имеет следующие характеристики:
AMD Athlon(tm) 4 Processor 3500 + 2.21 ГГц, 1 Гигабайт ОЗУ;
системная плата (материнская) ECS nForce4-A939;
операционная система: Windows XP Professional версия 2002 Service Pack 2;
видеоадаптер ATI Radeon X1300 Pro (RV515); Имя монитора NEC MultiSync FE991SB;
аудиокарта Realtek ALC655 @ nVIDIA nForce4 (CK8-04) - Audio Codec Interface PCI.
С появление локальной сети и глобальной сети Интернет сократилис?/p>