Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
жданской ответственности владельцев транспортных средств (Закон об ОСАГО) №40-ФЗ от 5 апреля 2002 г.
Указами Президента РФ;
Постановлениями Правительства РФ;
нормативными правовыми актами федерального органа страхового регулирования;
Уставом ОАО СОГАЗ;
Положением об Астраханском филиале ОАО СОГАЗ;
нормативными актами ОАО СОГАЗ;
Правилами страхования;
локальными нормативными актами [1, 2].
Управление в АФ ОАО СОГАЗ осуществляется на основе разработанных положений, регламентов, инструкций и процедур.
В соответствии с ними документационное обеспечение управления (ДОУ) в Обществе и филиале - вид обеспечения управления организацией, который охватывает области фиксации, передачи и хранения официальной информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния.
В АФ ОАО СОГАЗ реализована смешанная форма делопроизводства, в соответствии с которой основная часть делопроизводственных функций возложена на ведущего специалиста по делопроизводству, а остальная часть выполняется сотрудниками структурных подразделений, чьими функциональными обязанностями это определено в соответствии с приказом № 50 от 14.07.2007г. Копия приказа представлена в соответствии с Приложением К.
.3.1 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы для работы с документами
Документационное обеспечение управления АФ ОАО СОГАЗ осуществляется на основе инструкции по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству в ОАО СОГАЗ устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в ОАО СОГАЗ. Требования Инструкции направлены на повышение качества подготовки документов и совершенствование работы с ними, расширение применения современных информационных технологий в делопроизводстве, обеспечение четкости и оперативности управленческой деятельности Общества и филиалов.
Инструкция устанавливает правила работы с документами, содержащими общедоступную информацию. Этот документ регламентируют весь жизненный цикл документа - от момента его создания до момента его исполнения и передачи на хранение. Прописывает всю технологию создания документа, закрепляет фирменные бланки всех организационно-распорядительных документов, прописывает технологии согласования, утверждения документов и их движения до исполнителя, а после исполнения - на хранение.
Правила работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, устанавливаются специальными локальными нормативными актами, в частности инструкцией по ведению конфиденциального делопроизводства.
Еще одним нормативно-правовым документом, используемым в работе с документами, является Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Но так как данный ГОСТ носит рекомендательный характер, в Филиале его требования применяются к документам частично (т.е. выполняются только по некоторым реквизитам). Определена частичная унификация документов. В соответствии с Приложением Б представлен пример оформления исходящего письма.
Должностные обязанности по организации и ведению делопроизводства закреплены в положениях о структурных подразделениях, а также должностных инструкциях сотрудников.
Должностные обязанности по организации и ведению делопроизводства филиала закреплены в должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству. В каждом структурном подразделении (отделе) есть специалист, на которого возложены обязанности ведения делопроизводства внутри подразделения. Так, например, в отделе развития внутрирегиональной сети специалист, ответственный за делопроизводство, составляет номенклатуру дел для отдела, ведет учет агентских договоров, отвечает за переписку отдела с другими подразделениями филиала, обеспечивает формирование документов в дела и своевременную сдачу дел в архив.
Неотъемлемой частью работы с документами является процедуры подготовки документа к хранению и непосредственное физическое хранение, которые осуществляются в архиве филиала.
Подготовка документов к архивному хранению определяется номенклатурой дел филиала и номенклатурами дел структурных подразделений.
Порядок организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности несекретных документов, их отбору и подготовке к передаче на хранение в архив или на уничтожение закреплен в Положении об экспертной комиссии Астраханского филиала ОАО СОГАЗ
Деятельность архива регламентирована Положением и планом работы архива, которые соответствуют Основным правилам работы архивов организаций от 06.02.2002. В ходе анализа была изучена номенклатура дел и документ, определяющий сроки архивного хранения документов.
.4 Анализ систем документации АФ ОАО СОГАЗ
В процессе функционирования АФ ОАО СОГАЗ сложились определенные документные комплексы - системы документации, с помощью которых решаются задачи планирования, финансирования, страхования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового и информационного обеспечения деятельности.
Специфика организационно-правовой формы накладывает отпечаток на состав документов филиа?/p>