Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
? затраты времени и средств на передачу документов, так как локальная сеть позволила:
быстро производить переустановку программного обеспечения;
сократить расходы на приобретение дискет, CD-ROMов, принтеров, жестких дисков;
посылать и получать электронную почту;
получать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет;
сократить обслуживаемый персонал.
Локальная сеть построена по топологии звезда, с использованием технологии Ethernet на кабелях типа витая пара 5-ой категории в соответствии с рисунком 10. Это обеспечивает скорость передачи данных до 100 Мбит/с и отвечает требованиям безопасности.
Возможности сетевых ресурсов используются (сетевой принтер, сетевые диски) в пределах всего филиала. При всех положительных тенденциях развития по парку персональных компьютеров, в филиале также производились большие затраты на монтаж локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры.
Рисунок 10 - Схема локальной сети
Необходимую дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии уровня цен на рынке, о тенденциях развития некоторых отраслей экономики можно получить из периодических изданий. Сотрудники выписывают газеты и журналы, используют информационные ресурсы глобальной сети Интернет.
В результате анализа материально-технического обеспечения можно сделать вывод, что существуют все предпосылки для создания комплексной информационной системы, позволяющей существенно повысить эффективность работы с документами [21].
Программное обеспечение - набор программ, которые обеспечивают выполнение задач, решаемых на компьютере. Прикладное программное обеспечение является самым распространённым видом программ. Особое место занимают российские фирмы разработчики и отдельные программисты.
В филиале для получения дополнительной информации в области правового обеспечения используется справочно-правовые система Консультант Плюс.
Для ведения баз данных, составления документов и таблиц используют интегрированный пакет Microsoft Office 2003. Этот пакет содержит необходимые программы для создания документов, электронных таблиц, диаграмм, векторной графики, презентаций, баз данных, электронных писем и Web-документов, программу-органайзер. Она сочетает в себе возможности системы управления базами данных, табличного, текстового, презентационного, формульного редакторов, системы деловой графики и многие другие возможности. Все компоненты интегрированного пакета имеют одинаковый интерфейс, что облегчает обучение работы с ним.
При использовании сканеров применяют системы оптического распознавания текстов, графики. Данные программы позволяют сканировать, распознавать, а в последствии и редактировать текст и графику не только отпечатанные на принтере, но и написанные от руки. Самым удобным и качественным в работе iитается программа FineReader [9].
Обновление программного и аппаратное обеспечение в филиале входит в обязанности системного администратора.
В бухгалтерии для работы используется программный модуль 1С: страховая компания, адаптированная для ведения бухгалтерского учета в страховой компании. Кадровое делопроизводство автоматизировано программными модулями 1С: Зарплата и Кадры.
Таким образом, можно сказать, что все возможности компьютерной техники, имеющейся в АФ ОАО СОГАЗ, и установленное программное обеспечение практически соответствует требованиям организации инфраструктуры, необходимой для реализации основных целей и задач сотрудников.
Но в АФ ОАО СОГАЗ отсутствуют программы автоматизации документооборота, что снижает эффективность работы с входящими и исходящими документами.
В целом в АФ ОАО СОГАЗ создана эффективная система информационного и документационного обеспечения управления, т.е. налажены процессы документирования процедур управления, коммуникации (или технологии) документационного обеспечения, организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях.
Но, проанализировав организационную структуру АФ ОАО СОГАЗ, организацию работы с документами, организацию документооборота, техническое и программное обеспечение, были выявлены следующие недостатки:
должностная инструкция ведущего специалиста по делопроизводству нуждается в редактировании, так как не соответствует выполняемым должностным обязанностям;
допускаются ошибки в оформлении документов;
в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации и контроля документов, поэтому невозможно проследить движение документов и их исполнение;
ослаблен контроль исполнительской диiиплины;
на передачу документов iелью согласования и подписания затрачивается большое количество времени;
не ведется учет объема документооборота;
отсутствует специализированное программное обеспечение для автоматизации документооборота.
Предлагается:
внести изменения в должностную инструкцию ведущего специалиста по делопроизводству;
внести предложения по автоматизации документооборота;
разработать руководство пользователя по выбранной системе;
разработать проект приказа о внедрении автоматизированной системы.
3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ существующей системы д?/p>