Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
а Общества состоит из буквенного индекса Вф, косой черты, цифрового индекса филиала.
После регистрации документы направляются директору на рассмотрение. Это является недостатком в организации движения документов, так как директору приходится знакомиться со всеми поступившими документами, на что тратиться большое количество времени, исполнение документа затягивается. Оптимизировать движения документа можно было бы за iет изначального распределения документов на два потока: направляемые директору, направляемые в конкретное структурное подразделение.
После рассмотрения директором и наложения резолюции, документ забирается ведущим специалистом по делопроизводству для фиксации резолюции в журнале входящих документов и постановки на контроль посредством фиксации сведений в журнале контроля. Ход исполнения контролируется ведущим специалистом по делопроизводству.
Затем документ передается исполнителю в конкретное структурное подразделение. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, ведущий специалист по делопроизводству размножает его в нужном количестве экземпляров.
Исполненные документы передаются обратно ведущему специалисту по делопроизводству для снятия с контроля (с предварительным рассмотрением директором) и подшивки в дело.
Из оперограммы видно, что большое количество рабочего времени ведущего специалиста по делопроизводству тратится на регистрацию, передачу и возврат документа, что тормозит движение документа и его исполнение.
Работа с исходящими документами в филиале начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается директором, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.
При оформлении документов на бумажном носителе в филиале используются бланки, утвержденные приказом Председателя Правления Общества.
На бланках, изготовленных типографским способом, оформляются приказы по основной деятельности, доверенности, исходящие и другие документы на бумажном носителе в соответствии с требованиями локальных нормативных актов Общества.
Порядок работы с бланками строгой отчетности в филиале регламентируется соответствующим положением, утверждаемым Председателем Правления Общества.
Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, с курьером, по факсу, по электронной почте и др. Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи или отправляются с курьером. Перед упаковкой документов ведущий специалист по делопроизводству проверяет правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.
Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров. Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.
.5.2 Этапы документооборота
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем
проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационном журнале.
С помощью регистрации документов решаются следующие задачи в филиале:
учет количества документов;
обеспечение сохранности документов, устранение возможных потерь документов;
обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;
обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях. Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы. Однако не все документы регистрируются ведущим специалистом по делопроизводству. Документы функциональных систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые, кадровые и др.) регистрируются в соответствующих структурных подразделениях. Специалистом по делопроизводству на них ставится только дата поступления в случае получения.
Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. В качестве регистрационных форм в филиале выбраны журналы регистрации. Так как в журналах регистрируется большое количество документов, поиск нужного документа занимает много времени.
Передача документов внутри организации не подтверждается в письменной форме, в результате чего возникает возможность потери документа при его движении в организации. Об этом свидетельствует и справка об утерянных и неисполненных документах за 2008 год, представленная в соответствии с рисунком 8.
Рисунок 8- Удельный вес утерянных и неисполненных документов за 2008 год
Контролю подлежит