Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
Вµрия обеспечивает: упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах Филиале и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций; бухгалтерскую отчетность данных об имущественном и финансовом положении Филиале и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам.
Особое значение для функционирования Филиала имеет деятельность ведущего специалиста по делопроизводству, который подчиняется непосредственно директору. Ведущий специалист по делопроизводству осуществляет документационное обеспечение управления и бездокументное обслуживание директора.
.2.1 Анализ работы ведущего специалиста по делопроизводству
В соответствии с должностной инструкцией и трудовым договором основную часть работы по делопроизводству выполняет ведущий специалист по делопроизводству. Основной задачей ведущего специалиста является организация, учет и контроль документооборота в филиале.
В своей работе руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами и другими нормативными актами Общества, инструкциями по делопроизводству, по конфиденциальному делопроизводству, правилами оформления документации, правилами внутреннего трудового распорядка.
Ведущий специалист в соответствии с возложенной на него задачей в должностной инструкции выполняет следующие обязанности:
ежегодно подготавливает номенклатуру дел филиала и контролирует ведение документооборота подразделениями и сотрудниками филиала, в соответствии с утвержденной номенклатурой филиала;
осуществляет регистрацию входящей и исходящей документации филиала, включая конфиденциальные документы;
ведет подготовку, регистрацию и хранение приказов по основной деятельности филиала;
осуществляет контроль за своевременным исполнением вышеуказанных приказов;
осуществляет работу с электронной почтой филиала и с отправкой простой и заказной корреспонденции филиала;
осуществляет регистрацию и хранение приказов Головного офиса ОАО СОГАЗ;
осуществляет работу по подписке филиала на печатные издания и контролирует их наличие и хранение в филиале;
выполняет приказы и иные поручения директора, его заместителей;
во время отсутствия главного специалиста по работе с персоналом его обязанности исполняет ведущий специалист по делопроизводству с доплатой по согласованию с ОАО СОГАЗ.
Анализ рабочего дня ведущего специалиста по делопроизводству показал, что помимо перечисленных выше функций он выполняет следующие обязательства по документационному обеспечению управления:
принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
принимает документы и личные заявления на подпись директора;
подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;
следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;
ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
Также выполняет ряд функций по бездокументному обслуживанию:
организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Исходя из этого, можно сделать вывод о несоответствии выполняемых ведущим специалистом по делопроизводству функций тем, которые прописаны в должностной инструкции. Следовательно, должностная инструкция ведущего специалиста по делопроизводству нуждается в доработке.
.3 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы, регламентирующие деятельность АФ ОАО СОГАЗ
Астраханский филиал ОАО СОГАЗ осуществляет свою деятельность в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации,
Гражданским кодексом РФ (глава 48 Страхование),
Трудовым кодексом РФ;
Федеральным законом Об акционерных обществах от 26.12.1995 года № 208-ФЗ;
Федеральным законом Об организации страхового дела в Российской Федерации № 4015-1 от 27 ноября 1992 г (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 21.06.2004 N 57-ФЗ);
Законом РФ О медицинском страховании граждан в Российской Федерации № 1499-1 от 28 июня 1991 г.;
Законом РФ. Об обязательном социальном страховании от неiастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний №125-ФЗ от 24 июля 1998 г.;
Федеральный законом Об обязательном страховании гра