Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
исполнение всех зарегистрированных документов. Основная цель организации контроля в филиале - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют директор, его заместители, ведущий специалист по делопроизводству и ответственные исполнители.
Контроль исполнения документов ослаблен и по причине устаревающей журнальной формы регистрации документов в Филиале.
Сроки исполнения иiисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления. Все поручения исполняются не позднее указанного в резолюции срока.
Если в качестве срока исполнения в резолюции вместо даты указан период времени, он иiисляется в календарных днях от даты регистрации резолюции, если иной срок не установлен для отдельных видов документов действующими нормативными документами.
Срок исполнения документа, если он не определен в резолюции по документу или в самом документе, устанавливается в один месяц с даты регистрации документа.
Поручения, имеющие указание срочно, исполняются в трехдневный срок, имеющие указание оперативно - в течение 10 дней.
Важнейшим этапом движения документов является учет документов, который заключается в учете и фиксации сведений о документах iелью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации.
В ходе анализа было выявлено, что в АФ ОАО СОГАЗ отсутствует форма учета объема документооборота. В результате чего руководство не получает сведения об объеме документооборота и не вырабатывает меры по совершенствованию работы с документами, что снижает эффективность работы филиала.
Заключительным этапом документооборота является систематизация и хранение документов. Как правило, на хранение передаются оригиналы документов. В том случае, когда оригиналы необходимы сотрудникам для выполнения работ, на хранение передается копия документа.
Хранение документов осуществляется в двух видах: оперативном и архивном. Виды хранения выделяются в зависимости от того, как используется документ сотрудниками Филиале.
На период использования документа в работе, он должен находиться в оперативном доступе и помещается на оперативное хранение. Например, переписка по текущему договору, действующие правила выполнения работ (инструкции), текущие отчеты, действующие приказы и т.п.
После использования (например, после закрытия договора или направления работ, отмены действия предыдущего приказа следующим и т.п.) он должен быть помещен на долгосрочное хранение. Архивное хранение документов необходимо для обращения к информации по выполненным работам в случае необходимости [18].
Для облегчения поиска и использования документов они хранятся в составе дел. Делом называется папка с несколькими документами, которые относятся к решению одного или сходных вопросов. Исполненные документы помещают в дела в момент окончания срока исполнения. Формирование дела - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.
Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела в АФ ОАО СОГАЗ, является номенклатура дел. Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описи дел постоянного и временного (5 лет и более) хранения.
В номенклатуру дел включается вся документация, создаваемая или получаемая организацией за год, не законченные делопроизводством дела, поступившие из другой организации для их продолжения, а также все журналы регистрации.
Формирование дел подразделения в течение года осуществляется в строгом соответствии с утвержденной номенклатурой.
Организационно-распорядительные документы филиала группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями с учетом следующих правил:
уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела;
приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;
приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения;
утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов;
документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;
лицевые iета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий;
предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
В завис