Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
В° отчислений на амортизацию и износ (текущий ремонт) соответственно;
B1 - число дней работы аппаратуры;
Ч1 - количество часов работы оборудования;
ФРВР - годовой полезный фонд рабочего времени, дн.
Амортизация в базисном варианте составит:
САМ = = 1087 руб.
Амортизация в проектируемом варианте составит:
САМ = = 988 руб.
Годовая экономия по амортизационным отчислениям равна 99 руб.
Следовательно, эксплуатационные затраты в базовом варианте равны:
С1 = 211536+ 878+ 1087 = 213501 руб.
Эксплуатационные затраты в проектируемом варианте составят:
С2 = 192305+ 798 + 988 = 194091 руб.
Годовая экономия от использования предлагаемого программного средства будет равна:
С1 - С2 = 213501 - 194091 = 19410 руб.
Поскольку планируется установка данного программного средства на 50 компьютеров, в целом годовая экономия будет составлять:
ГЭ = 19410 * 50 = 970500 руб.
Оценка экономической эффективности
Данный проект экономически выгоден. Это выражается в следующем:
уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом;
снижаются текущие затраты, связанные с эксплуатацией единицы компьютерной техники на 19410 руб.
Таким образом, с помощью данных подiетов выяснилось, что внедрение данной системы экономически выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения работ специалистом; снижаются текущие затраты.
За iет автоматизации типовых рутинных операций (перевод документов из бумажного в электронный вид, регистрация, поиск и т.д.) происходит экономия время на всех этапах деятельности сотрудников, снижая издержки на работу с документами
Проанализировав возможности системы ОРД Documentum, можно сделать вывод, что внедрение системы позволит решить следующие задачи:
фиксировать внутренние, поступившие и исходящие документы; проводить движение документов по маршрутам;
создавать собственные виды движений;
передавать документы сторонним организациям и фиксировать возврат;
отслеживать историю движения документов;
группировать поступившие документы по видам структур, от которых они поступили;
включать оповещение по документам с некоторой даты, если по ним не произошло движений;
списывать документы, помещать в архивы;
просматривать и редактировать журнал событий;
просматривать оповещения по документам на произвольную дату;
выполнять анализ документооборота по внешним связям с точностью до отдела и ответственного лица;
оперативно определять, где находится документ на произвольную дату;
вести календарь событий;
работать одновременно нескольким пользователям в сети [26].
Таким образом, за iет автоматизации большого числа рутинных операций система ОРД Documentum существенно сокращает время на подготовку документации, отчетов, согласования и прочих типов коллективных и индивидуальных работ.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В современных условиях развития рыночной экономики важной областью стало информационное и документационное обеспечение управления, которое состоит в сборе, обработке и анализе информации, используемой для принятия обоснованных управленческих решений. При этом принятие решения зависит от уровня теоретических знаний и умения применить их на практике.
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия [11].
Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из:
получения информации,
ее переработки, анализа,
подготовки и принятия решения.
Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.
Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью.
Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.
Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема - передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов [13].
Основными задачами документационного обеспечения управления являются:
сокращение информационных потоков до оптимального минимума;
обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления с помощью информацион