Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
х рисков Шутков В.В. Шутков
Иванов Иван Петрович
-45-67
Приложение В
Фрагмент приказа Об утверждении типовой формы агентского договора для физических лиц
Приложение Г
Проект должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0000 № 00-00
г. Астрахань
Ведущего специалиста по делопроизводству
УТВЕРЖДАЮ
Директор Астраханского филиала
ОАО СОГАЗ
___________ Т.Н. Максимова
.00.0000
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с ведущим специалистом по делопроизводству и в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
.Общие положения
- Ведущий специалист по делопроизводству (далее - ведущий специалист) состоит в штате филиала и подчиняется директору филиала.
- На должность ведущего специалиста назначается лицо, имеющее средне-профессиональное образование.
- Назначение на должность ведущего специалиста и освобождение от нее производится приказом директора филиала.
- Основной задачей ведущего специалиста является организация, учет и контроль документооборота в филиале.
- Ведущий специалист должен знать:
- Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающихся делопроизводства и документооборота Общества.
- Правила работы на компьютере в программах Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook и Microsoft Outlook Express на уровне пользователя;
- Инструкции по делопроизводству, по конфиденциальному делопроизводству, порядок оформления документации, правила внутреннего трудового распорядка;
- Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2. Функции
2.1 Осуществляет работы по документационному обеспечению деятельности Филиала.
Продолжение Приложения Г
.2 Осуществляет бездокументное обслуживание деятельности Филиала.
.3 Осуществляет работы по внедрению системы ОРД Documentum.
3. Должностные обязанности
Ведущий специалист в соответствии с возложенной на него задачей выполняет следующие обязанности:
- Ежегодно подготавливает номенклатуру дел филиала и контролирует ведение документооборота подразделениями и сотрудниками филиала, в соответствии с утвержденной номенклатурой филиала.
- Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
- Ведет регистрацию входящей и исходящей документации филиала, включая конфиденциальные документы;
- Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование;
- Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;
- Ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
- Ведет подготовку, регистрацию и хранение приказов по основной деятельности;
- Осуществляет контроль за своевременным исполнением вышеуказанных приказов;
- Осуществляет работу с электронной почтой филиала и с отправкой простой и заказной корреспонденции филиала;
- Ведет регистрацию и хранение приказов Головного офиса ОАО СОГАЗ;
- Осуществляет работу по подписке филиала на печатные издания и контролирует их наличие и хранение в филиале.
- Выполняет приказы и иные поручения директора, его заместителей.
- Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация);
- Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;
- Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
4. Права
Ведущий специалист имеет право:
- Знакомиться с проектами решений руководства филиала, касающимися его деятельности;
Продолжение Приложения Г
- По вопросам, находящимся в его компетенции, вносить на рассмотрение директору филиала предложения по улучшению своей деятельности, совершенствованию методов работы и начальнику административно-технического отдела предложения по материально-техническому обеспечению;
- Запрашивать лично от подразделений и специалистов филиала информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;
- На специально оборудованное рабочее место, позволяющее качественно выполнять свои должностные обязанности;
- На поощрение за эффективный добросовестный труд;
- На защиту своих трудовых прав в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
5. Ответственность
Ведущий специал?/p>