Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
ных технологий, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений [17].
Технология информационной деятельности предполагает: создание системы записей (цифровой и текстовой информации) с применением средств компьютерной техники; использование форм как носителей информации; формирование базы данных; создание пакетов прикладных программ.
На основании всего, сказанного выше можно сделать такой вывод: поставленная проблема, то есть обеспечение процесса принятия решения информацией, которая отвечает всем требованиям - вполне решаема. В настоящее время эта проблема решается с помощью использования современной электронно-вычислительной техники, создания различных баз данных, экспертных систем и систем подготовки принятия решений. Подобные способы позволяют довольно просто, а главное быстро собирать, обрабатывать и анализировать существующую информацию. Они также позволяют существенно облегчить процесс принятия решений для руководителей всех уровней. Внедрение описанных выше систем требует достаточно больших вложений, но они, несомненно, с лихвой окупаются. Ведь, как говорится, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, кто владеет ситуацией, тот владеет всем [15].
В данной работе были рассмотрены теоретические основы построения документооборота, влияние современных информационных технологий на качество принимаемых решений, исследована организация всех этапов работы с документами от получения до архивного хранения в АФ ОАО СОГАЗ.
В ходе анализа Астраханского филиала ОАО СОГАЗ были:
- изучены история, предмет и направления деятельности, организационная структура;
- изучены и проанализированы нормативно-правовые и нормативно-методические документы, определяющие организацию и технологию делопроизводства в филиале;
- изучены процессы документирования деятельности;
- исследованы организация и технология работы с документами;
- проанализировано сетевое, техническое и программное обеспечение.
В ходе изучения были выявлены следующие недостатки: должностная инструкция ведущего специалиста по делопроизводству нуждается в редактировании, так как не соответствует существующим должностным обязанностям; в филиале используется устаревшая журнальная форма регистрации и контроля документов, поэтому невозможно проследить движение документов и их исполнение; ослаблен контроль исполнительской диiиплины; не ведется учет объема документооборота; отсутствуют программы автоматизации работы с документами.
Для устранения существующих недостатков и повышения эффективности управления филиалом был разработан комплекс мероприятий: разработка проекта должностной инструкции ведущего специалиста по делопроизводству; разработка предложений по автоматизации делопроизводства и хранению документов на базе системы ОРД Documentum; разработка пакета сопроводительных документов.
В результате была внесены предложения по формированию целесообразной системы информационного обеспечения, объективно отражающей сложившуюся экономическую ситуацию, что является залогом успеха и конкурентоспособности организации на рынке.
После перехода на систему ОРД Documentum в АФ ОАО СОГАЗ документооборот стал очевидны преимущества.
Для руководителей различных уровней:
быстрый поиск документов;
отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
сокращение сроков подготовки и согласования документов;
удобная работа над проектами документов;
получение сводных отчетов и журналов;
возможность делегирования полномочий.
Для сотрудников:
быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
отслеживание хода исполнения резолюций;
удобный и быстрый поиск по любым реквизитам, как документов, так и проектов;
журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
формирование отчетности.
Автоматизация системы документооборота позволяет решать определенные задачи, стоящие перед организацией, из которых наиболее часто встречаются следующие:
обеспечение эффективного управления за iет автоматического контроля выполнения,
прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;
поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;
поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;
обеспечение кадровой гибкости за iет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности;
протоколирование деятельности АФ ОАО СОГАЗ в целом;
оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля;
исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажных документов;
экономии ресурсов за iет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
Гибкая, с широчайшим диапазоном возможностей, платформа Documentum, является основой для приложений по управлению содержанием и архивированию, предоставляя единые инструменты и сервисы для управления содержанием, процессами и хранилищами. Ключевые инновации Documentum включают:
упрощение разработки и интеграции приложений благодаря сервисно-ориентированному подход