Влияние современных информационных технологий на качество управления в Астраханском филиале ОАО "СОГАЗ"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?вых носителей и технологий поставили задачу организации нового делопроизводства, которое реально будет работать не только на себя, не на собственное совершенствование, а будет реально способствовать повышению эффективности деятельности той организации, в рамках которой оно функционирует.
Кроме того, развитие информационных технологий постоянно увеличивает объемы документопотоков. Этот рост в значительной мере обусловливается и усложнением процессов управления обществом, производства, усложнением функций государства и каждого отдельного гражданина.
Развитие информационных технологий в сфере делопроизводства имеет и свои отрицательные стороны: замена носителей, программ, способов доставки в определенной степени препятствует стабильности делопроизводственных процессов в управлении, усложняет задачи сохранности документов и использования имеющихся документальных массивов. Возникают проблемы, касающиеся юридической силы документов.
Рекламируемые в течение последнего десятилетия безбумажные конторы, безбумажный документооборот на практике разработчикам программ автоматизации делопроизводства создать не удалось.
В настоящее время находит подтверждение необходимость долговременного хранения традиционных бумажных документов в управлении. Делопроизводство должно базироваться на параллельном и одновременном функционировании электронных и бумажных документов, во многом содержащих идентичную информацию.
На сегодняшний день документ является основным способом управления и представления информации в любой современной организации. Это справедливо как для государственного учреждения, так и для коммерческого предприятия. Фактически способность принятия верных решений и грамотной реакции на возникающие ситуации сегодня зависит не только от таланта и опыта руководителя, но и от качества организации и степени использования информационных ресурсов предприятия. Малоэффективное использование имеющейся информации, например, утрата, неполучение вовремя важного документа, по сути является синонимом лишних затрат, потери времени и упущенных возможностей [19].
В случае существования компании в условиях неформального управления очевидно, что никакого документооборота в ней по сути нет. Управленческий процесс определяется простой ёмкой фразой: Начальник сказал - мы сделали. Однако как только вводится определённый формализм в управлении компанией, в организации её бизнес-процессов, возникает насущная необходимость перевода хотя бы части управленческих механизмов на упорядоченную документарную основу. Как результат, в компании возникает система вторичных процессов (делопроизводство), рассматриваемых как документационное обеспечение управления (ДОУ) - документальное отражение и поддержка следующих общих управленческих процессов:
получение информации, её обработка;
анализ, подготовка, принятие решений;
выполнение решений;
учет и контроль принятых решений.
Появляются службы делопроизводства, основной задачей которых является упорядочение работы с документами. Выполняемые данными службами функции формализованы и закреплены соответствующими российскими государственными и отраслевыми стандартами, нормативными материалами.
Однако при введении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Всё это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач. Если говорить об общих проблемах компаний с традиционной организацией делопроизводства (без использования информационных технологий), то они таковы:
потеря документов, а значит и информации;
попадание документов и информации, содержащейся в них, в чужие руки;
накопление документов, назначение и источник появления которых неясны;
непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного и того же документа;
большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия [17].
Существует интересная статистика. Например, известно, что секретарь-референт тратит до 75% своего времени на работу с документами, у руководителя работа с документами занимает до 45% рабочего времени, у рядовых сотрудников предприятия - до 30% времени. При этом 30% перемещений сотрудников по офису в той или иной степени связаны с задачей поиска нужных документов, в общем, данный процесс отнимает у них около одного месяца в год. 15% бумажных документов безвозвратно теряются, а на согласование документов уходит 60-70% рабочего времени. В результате 20-30% поставленных задач вообще не решаются [10].
Вполне очевидно, что руководители, наводя порядок в сфере делопроизводства с использованием компьютерных технологий, применяют простые организационные решения, минимально соответствующие уровню задач компании. Например, часто использу