Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
з посадовою особою, вiдповiдальних за архiв органiзацii). Органiзацiйно-методичне керiвництво цiiю роботою здiйснюють працiвники служби дiловодства (управлiння справами, загального вiддiлу, канцелярii тощо) або секретар органiзацii у разi вiдсутностi такоi служби.
Розмiщення справ у номенклатурi структурного пiдроздiлу маi вiдповiдати ступеню важливостi питань, що вирiшуються, з урахуванням взаiмозвязку документiв, включених до конкретних справ. Першою, як правило, розмiщують групу справ, що мiстять документи (постанови, рiшення, доручення, розпорядження) вищих органiв влади i управлiння та iнших установ вищого рiвня, потiм - групу справ, що мiстять органiзацiйно-розпорядчi документи (статути, положення, посадовi iнструкцii, накази, протоколи тощо) самоi органiзацii, потiм планово-звiтну документацiю, листування i, нарештi, реiстрацiйно-облiковi форми (реiстрацiйнi картки, журнали, книги облiку тощо). Остання справа безпосередньо маi мiстити перший примiрник номенклатури справ структурного пiдроздiлу. Номенклатуру справ структурного пiдроздiлу скла дають у трьох примiрниках, у кожному з яких обовязково заповнюють грифи погодження з ЕК i посадовою особою, вiдповiдальною за архiв органiзацii:
- перший примiрник зберiгаiться недоторканним у структурному пiдроздiлi;
- другий - передаiться до служби дiловодства для включення до зведеноi номенклатури справ;
- третiй - використовуiться як робочий примiрник для формування справ i оперативних пошукiв потрiбних документiв у структурному пiдроздiлi.
Зведена номенклатура справ органiзацii складаiться з номенклатури справ ii структурних пiдроздiлiв i мiстить у собi заголовки всiх справ, що ведуться у цiй органiзацii. Фiлii, вiддiлення та iншi вiдокремленi установи, що належать до iери управлiння органiзацii, окремо складають своi номенклатури справ, якi не включаються до зведеноi номенклатури справ органiзацii.
До номенклатури справ також не включаються друкованi видання, довiдники, бюлетенi, реферативнi журнали, експрес-iнформацiя та iншi подiбнi матерiали.
Для складання зведеноi номенклатури справ застосовуiться структурний або функцiональний принцип побудови ii змiсту.
Структурний принцип використовуiться в основному на великих та середнiх пiдприiмствах, якi мають визначену структуру. Роздiлами зведеноi номенклатури справ, побудованоi за структурним принципом, будуть назви структурних пiдроздiлiв, наприклад:
- Загальний вiддiл
- Планово-економiчний вiддiл
- Вiддiл маркетингу i продажу
- Вiддiл iнформацiйних систем
- Вiддiл кадрiв
- Юридичний вiддiл
- Фiнансовий вiддiл
- Господарський вiддiл
- Транспортний вiддiл
- Профспiлковий комiтет
При цьому першим роздiлом, як правило, зазначаiться служба дiловодства (управлiння справами, загальний вiддiл, вiддiл дiловодства або канцелярiя), а потiм усi iншi структурнi пiдроздiли вiдповiдно до штатного розпису. Останнiми завжди зазначаються первиннi громадськi органiзацii (профспiлки та iн.), що дiють на пiдприiмствi, установi, органiзацii [15, 18].
Документи в справi групуються у хронологiчному чи логiчному порядку або в поiднаннi цих компонентiв.
Закiнченi дiловодством справи постiйного i тривалого (понад 10 рокiв) строкiв зберiгання повиннi здаватись у архiв органу державноi влади для подальшого зберiгання та використання. Справи тимчасового зберiгання (до 10 рокiв включно) можуть передаватися в архiв за погодженням з керiвництвом органу державноi влади.
Пiдготовка документiв до передачi в архiв включаi: експертизу цiнностi документiв; оформлення справ; складання описiв справ; передачу справ до архiвного пiдроздiлу установи i забезпечення схоронностi документiв. Експертиза цiнностi документiв полягаi у визначеннi iх цiнностi з о встановлення строкiв зберiгання документiв i вiдбору iх на державне зберiгання. Для органiзацii та проведення експертизи цiнностi документи в установi створюiться експертна комiсiя (ЕК). Схороннiсть документi! органiв державноi влади здiйснюiться згiдно iз Законом Украiни Про Нацiональний архiвний фонд i архiвнi установи.
Функцiонально номенклатура справ визначаi систему зберiгання та використання документiв, виконуiться в кiлькох примiрниках i зберiгаiться:
- у пiдроздiлi установи, яка веде дiловодство, як робочий примiрник;
- у вiдомчому архiвi як облiковий документ поточного зберiгання;
- у державному архiвi як довiдковий матерiал постiйного зберiгання. Органи державноi влади створюють архiвнi пiдроздiли для тимчасового зберiгання архiвних документiв, що нагромадилися за час iхньоi дiяльностi, використання вiдомостей, що мiстяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та iнших цiлей, а також для захисту прав законних iнтересiв громадян.
Архiв, архiвний пiдроздiл, архiвний вiддiл - це, вiдповiдно, установа, що забезпечуi облiк, зберiгання архiвних документiв, використаннi вiдомостей, що в них мiстяться, та формування Нацiонального архiвного фонду або здiйснюi управлiння, науково-дослiдну та iнформацiйну дiяльнiсть у iерi архiвноi справи i дiловодства.
Систему архiвних установ державноi влади та органiв мiiевого самоврядування Украiни становлять: