Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
", затвердженоi розпорядженням Кабiнету Мiнiстрiв Украiни вiд 5 травня 2003 р.[13, 16].
1.3 Традицiйнi та новiтнi форми органiзацii дiловодства
Будь-який орган державноi влади у процесi своii дiяльностi тiiю чи iншою мiрою маi справу з документами, iх пiдготовкою, прийняттям, зберiганням, виконанням тощо. У документах вiдображаiться iх багатогранна управлiнська дiяльнiсть. Однiiю з форм роботи з документами i дiловодство.
У лiтературi дiловодство подiляiться на теоретичне i практичне. Теоретичне - це наука, що викладаi правила складення дiлових паперiв, актiв i самих справ, практичне дiловодство - це загальний порядок виробництва справ у службових мiiях згiдно зi встановленими формами i за встановленими зразками дiлових документiв.
Дiловодство - це сукупнiсть процесiв, що забезпечують документування управлiнськоi iнформацii i органiзацiю роботи зi службовими документами [21, 344].
Необхiднiсть здiйснення належного дiловодства та його вдосконалення зумовленi такими чинниками:
- ускладнення функцiй державного управлiння пiдвищуi вимоги до складання документiв, iх оформлення та обробки;
- рацiоналiзацiя роботи з документами - важливий напрям пiдвищення ефективностi управлiнськоi працi, що дозволяi уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлiнцiв на оперативному i якiсному вирiшеннi конкретних управлiнських питань;
- забезпечення прав та iнтересiв громадян, якi вступають у правовiдносини з державними органами [12, 281].
Видiляють такi аспекти дiловодства.
По-перше, це юридичний аспект - забезпечення законностi та диiиплiни у iерi дiловодства, необхiдностi офiцiйного закрiплення вимог, що предявляються до документiв вiдповiдними нормативно-правовими актами, i безумовного iх дотримання.
По-друге, органiзацiйний аспект, який виявляiться у налагодженнi рiзноманiтних i досить складних вiдносин органiзацiйного характеру, що виникають мiж органами державноi влади, пiдприiмствами, органiзацiями щодо створення документiв, iх руху, обробки.
По-третi, економiчний аспект дiловодства повязаний з економiчною доцiльнiстю, оптимальнiстю його здiйснення [12, 282].
Особливе значення маi дiловодство у здiйсненнi дiйового контролю за виконанням управлiнських рiшень, адже перевiрка виконання i головною ланкою в органiзацiйнiй роботi будь-якоi установи чи органiзацii. Добре налагоджена органiзацiя дiловодноi служби передбачаi вiдповiдний контроль за виконанням прийнятих рiшень. Це дозволяi виявити допущенi помилки, уникнути iх у майбутньому та надаi роботi органу державноi влади системностi та оперативностi.
У дiловодствi базовим поняттям i документ (вiд латинського слова - свiдоцтво, доказ) - зафiксована на матерiальному носii iнформацiя з реквiзитами, що дозволяють ii iдентифiкувати. Носiй - це матерiальний обiкт (результат технiчних досягнень епохи), що використовуiться для закрiплення та збереження на ньому мовноi, звуковоi чи образотворчоi iнформацii, у тому числi у переробленому виглядi. У наш час найбiльш розповсюдженим носiiм документноi iнформацii i папiр, одночасно широко використовуються й новi носii - магнiтнi, що дозволяють використовувати для документування обчислювальну технiку [23, 53].
Управлiнський процес передбачаi отримання, обробку iнформацii та прийняття управлiнських рiшень, якi здебiльшого фiксуються на матерiальних носiях-документах. Документальне вiдображення iнформацii i невiдiмним елементом управлiння, тобто, управлiння неможливе без його документування.
Документування - це регламентований процес запису iнформацii на рiзноманiтних носiях за встановленими правилами, що забезпечуi ii юридичну силу, та спрямований на збереження всiii документацii, що стосуiться основних напрямiв i процедур роботи органу державноi влади та прийнятих рiшень, протягом такого часу, допоки ця документацiя становить цiннiсть.
Документування, яке займаi чiльне мiiе у процесi здiйснення управлiнськоi дiяльностi, полягаi у фiксацii за встановленими правилами на паперових або магнiтних носiях управлiнських дiй, тобто у створеннi документiв. Пiдставою для створення документiв i необхiднiсть засвiдчення наявностi та змiсту управлiнських дiй, передавання, зберiгання i використання iнформацii протягом певного часу або постiйно. Б. Гурне визначаi документування як систему дiй, спрямовану на пошук, збирання i розповсюдження iнтелектуальноi iнформацii, яка необхiдна персоналовi адмiнiстративноi установи для виконання своiх обовязкiв [14, 63].
Документування передбачаi дотримання встановлених правил запису iнформацii, що надаi юридичну силу створюваним документам. Юридична сила - властивiсть офiцiйного документа, надана йому чинним законодавством, компетенцiiю органу, що його видав, i встановленим порядком його оформлення [23, 54].
Кожен документ i часткою системи бiльш високого рiвня i входить у вiдповiдну систему документацii як ii елемент.
Пiд системою документацii розумiiться сукупнiсть документiв, взаiмоповязаних за ознаками походження, призначення, виду, iери дii, iдиних вимог до iх оформлення. Управлiнськi документи, якi i частиною офiцiйних документiв, забезпечують керованiсть обiктiв управлiння.
Зазначенi документи утворюють такi види документацii [23, 55]: