Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
i диiиплiни як стилю роботи. Здiйснення безпосереднього контролю за виконанням документiв в органах виконавчоi влади покладаiться на спецiально створенi контрольнi служби
Завданням контролю за виконанням документiв i забезпечення своiчасного та якiсного iх виконання. Обовязково контролюiться виконання законiв Украiни, постанов Верховноi Ради Украiни, указiв, розпоряджень та доручень Президента Украiни, постанов та розпоряджень Кабiнету Мiнiстрiв Украiни, запитiв та звернень народних депутатiв Украiни.
Вiдповiдальнiсть за виконання документа несуть особи, зазначенi у розпорядчому документi (розпорядженнi, рiшеннi, дорученнi тощо), резолюцii керiвника та безпосереднi виконавцi.
Документи можуть бути як iз зазначенням, так i без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути у самому документi або встановленi актами законодавства. Документи без зазначення строку виконання повиннi бути виконанi не пiзнiш як за 30 календарних днiв, а документи з позначкою термiново - протягом 7 робочих днiв вiд дати пiдписання документа.
Контроль за виконанням документiв в установi передбачаi:
- постановку документiв (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документiв;
- перевiрку своiчасного доведення документiв до виконавцiв;
- попереднi перевiрки i регулювання ходу виконання;
- облiк i узагальнення результатiв контролю за виконанням документiв (доручень);
- iнформування керiвника про хiд та пiдсумки виконання документiв (доручень);
- повiдомлення про хiд i пiдсумки виконання документiв на оперативних, апаратних нарадах, засiданнях колегiальних органiв;
- зняття документiв з контролю;
- формування картотеки виконаних документiв.
Документ вважаiться виконаним тiльки у тому випадку, коли зазначенi у ньому питання (проблеми) знайшли своi вирiшення i заявник отримав вiдповiдь по сутi. Пiсля виконання документ знiмаiться з контролю, причому це може зробити лише та особа, яка поставила його на контроль.
В умовах переходу вiд галузевого до функцiонального принципу дiяльностi органiв виконавчоi влади, вiдповiдного зменшення регуляцiйного навантаження на них, передачi окремих повноважень регiонам i господарюючим субiктам, рiзкого скорочення паперотворчостi на перший план виходить не контроль, а монiторинг - поетапне вiдстеження ходу виконання завдань, визначених контрольними документами. Колишнiй всеосяжний контроль передбачав i всеосяжну реакцiю, що торкалася найменших дрiбниць. Нинi ж, на часi - аналiтичне осмислення подiй, явищ, аналiз того, як виконуються рiшення i що потрiбно для забезпечення iхнього позитивного впливу на життя. Тому актуальним i процес перетворення служб, якi виконували суто контрольнi функцii, на монiторинговi. Виконуванi ними завдання i ширшими, порiвняно з контрольними, адже вiдстеження виконання документiв даi можливiсть не тiльки отримати своiчасну i обiктивну iнформацiю, а й виявити при цьому можливi проблеми i скоригувати дii для оперативного впливу на ситуацiю.
У процесi управлiння створюiться велика кiлькiсть документiв службового характеру. Система збереження документiв, що i частиною органiзацii роботи з документами, - це сукупнiсть засобiв облiку та систематизацii документiв з метою iх пошуку i використання у поточнiй дiяльностi установи [23, 56].
Документи з часу створення (надходження) i до передачi iх в архiв зберiгаються за мiiем iх формування у службових справах.
Справа - це комплекс належно оформлених i згрупованих закiнчених виробництвом документiв службового характеру, що вмiщуi вичерпну iнформацiю стосовно вирiшення конкретного питання. Формування справи - це групування окремих документiв вiдповiдно до встановленоi номенклатури. Справи формуються за мiiем реiстрацii самих документiв або в структурних пiдроздiлах установи, де вiдповiдальнi особи групують виконанi документи згiдно з профiлем свого пiдроздiлу.
Органи державноi влади та органи мiiевого самоврядування визначають конкретний комплекс документiв, необхiдний та достатнiй для документування iх дiяльностi. Цi документи групуються за логiчною послiдовнiстю виконання, а iх систематизований перелiк справ називаiться номенклатурою справ.
Номенклатура справ - це обовязковий для кожноi юридичноi особи систематизований перелiк назв справ, що формуються в ii дiловодствi, розмiщених у певнiй послiдовностi, iз зазначенням строкiв зберiгання справ.
Номенклатура справ i обовязковим для кожноi установи документом постiйного зберiгання, який складаiться для створення в установi iдиноi системи формування справ, забезпечення iх облiку, швидкого розшуку документа за його змiстом та видом, вiдбору документiв на державне зберiгання у процесi дiловодства. Номенклатура справ органу виконавчоi влади складаiться з номенклатурних справ окремих структурних пiдроздiлiв. Зведена номенклатура пiсля погодження з архiвом затверджуiться керiвником органу державноi влади.
На практицi використовуються три види номенклатури справ: типова, примiрна та iндивiдуальна [12, 298].
Типова номенклатура справ установлюi типовий склад справ для установ, однорiдних за характером дiяльностi, з iдиною системою iндексацii, i i нормативним актом.
Примiрна номенклатура встановлюi примiрний склад справ для установ, однорiдних за характером дiяльностi, але рiзних за структурою, i маi рекомендацiйний характер.