Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
iк документiв, контроль виконання документiв з резолюцiiю керiвництва, а також зберiгання справ - тобто обробка документiв, що надходять на адресу керiвництва установи, та тих, якi безпосередньо розглядаються керiвництвом.
Тим часом у структурних пiдроздiлах виконуються дiловоднi роботи, повязанi з пiдготовкою, зберiганням, а також реiстрацiiю й облiком документiв, що надходять на адресу пiдроздiлiв. Так само вирiшуються питання формування справ, що закрiплюються в номенклатурi справ, та органiзацii iх оперативного зберiгання, а також користування ними. Отже, документи, що надходять безпосередньо до структурних пiдроздiлiв, там же формуються у справи i зберiгаються до передавання на архiвне зберiгання або до закiнчення строкiв iх тимчасового зберiгання.
Таким чином, змiшана форма роботи з документами передбачаi наявнiсть в установi служби дiловодства (спецiалiзованого пiдроздiлу або секретаря, який здiйснюi централiзовану обробку частини документiв), а також органiзацiю дiловодства в структурних пiдроздiлах. З цього випливаi, що в кожному структурному пiдроздiлi маi бути секретар, який виконуi дiловоднi функцii, або працiвник, на якого поряд з основними обовязками покладаiться виконання цих функцiй [32, 15].
1.3.2 Формування справ органу державноi влади. РЗх збереження
Документацiйне забезпечення документiв передбачаi не тiльки створення документiв але й органiзацiю роботи з ними - органiзацiю документообiгу установи, зберiгання документiв та iх використання у поточнiй роботi. Документування управлiнськоi дiяльностi i регламентування порядку роботи з документами вiд моменту iх створення або надходження до вiдправлення або передачi в архiв в органах державноi влади Украiни здiйснюiться вiдповiдно до Примiрноi РЖнструкцii з дiловодства у мiнiстерствах, iнших центральних органах виконавчоi влади, Радi мiнiстрiв Автономноi Республiки Крим, мiiевих органах виконавчоi влади, затвердженоi постановою Кабiнету Мiнiстрiв Украiни, а також до державних стандартiв на органiзацiйно-розпорядчу документацiю. РЖнструкцiiю регламентуються загальнi питання документування управлiнськоi дiяльностi; прийом, розгляд i реiстрацiя документiв; складання i оформлення службових документiв, у тому числi датування, iндексацiя, узгодження, засвiдчення i адресування документiв. РЖнструкцiя визначаi порядок ведення загального дiловодства, ii положення поширюються на всю службову документацiю, в тому числi створювану за допомогою персональних компютерiв (ПК). Компютернi (автоматизованi) технологii обробки документноi iнформацii повиннi вiдповiдати вимогам державних стандартiв та РЖнструкцii [21, 347].
Головним нормативно-методичним документом, що визначаi та встановлюi iдиний порядок складання, оформлення документiв i роботи з ними, i iндивiдуальна iнструкцiя по документознавству. Вона розробляiться на основi загальнодержавних нормативних документiв Примiрноi iнструкцii з дiловодства у мiнiстерствах iнших органах виконавчоi влади тАж., затвердженоi постановою Кабiнету Мiнiстрiв Украiни № 1153 вiд 17 жовтня 1997 року , типових iнструкцiй для групи однорiдних пiдприiмств або установ, а також ДСТУ 4163-2003 тАЬУнiфiкована система органiзацiйно-розпорядноi документацii. Вимоги до оформлення документiвтАЭ, тАЬ Правил роботи архiвних пiдроздiлiв органiв державноi влади, мiiевого самоврядування, пiдприiмств, установ i органiзацiйтАЭ, затверджених наказом державного комiтету архiвiв Украiни № 16 вiд 16 березня 2001р., методичних рекомендацiй архiвних установ, вiдомчих правил i т. п.
Спираючись на загальнодержавнi нормативи, iндивiдуальна iнструкцiя по дiловодству повинна вiдображати всi особливостi органiзацii дiловодства конкретноi установи.
Таким чином, iнструкцiя по дiловодству повинна враховувати усi особливостi як складу документiв, так i технологii iхньоi обробки у конкретнiй установi.
Як правило, iнструкцiя складаiться з кiлькох роздiлiв. У першому роздiлi тАЬЗагальнi положеннятАЭ вказуiться, що iнструкцiя встановлюi iдину систему дiловиробництва i обовязкова для всiх працiвникiв даноi установи. Спецiальний пункт присвячений перерахуванню нормативних документiв, на основi котрих складена iнструкцiя. В цьому роздiлi також вказуються особи, на яких покладено керiвництво дiло виробництвом в установi в цiлому та в структурних пiдроздiлах, перераховуються функцii дiло виробничого персоналу, визначаються загальнi принципи органiзацii дiловиробництва, маршрути руху документiв, у тому числi оговорюються технологiчнi процеси автоматизацii документообороту.
Наступнi роздiли присвячуються порядку встановлення й оформлення документiв: тАЬСклад i оформлення службових документiвтАЭ, тАЬОсобливостi пiдготовки та оформлення окремих видiв документiвтАЭ. Цi роздiли повнiстю базуються на державних стандартах. Порядок оформлення реквiзитiв, що викладений в них, переноситься в iндивiдуальну iнструкцiю, розяснюiться i супроводжуiться прикладами з документiв органiзацii. У роздiлi тАЬ Особливостi пiдготовки та оформлення окремих видiв документiвтАЭ потрiбно розкрити методику складання i оформлення основних видiв документiв (приказiв, розпоряджень, угод, актiв, листiв, телеграм тощо), викласти в подробицях порядок пiдписання, вiзування, узгодження та затвердження кожного виду (рiзновиду) документiв, проiлюструвавши прикладами з документiв органiзацii. Окремо слiд видiлити роздiл тАЬПорядок друку та розмноження документiв?/p>