Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
РЖндивiдуальна номенклатура справ установи складаiться iз номенклатури справ окремих структурних пiдроздiлiв.
Типовi та примiрнi номенклатури справ розробляються органами вищого рiвня для органiзацiй, якi належать до iери управлiння установи, i використовуються ними як методичнi посiбники при складаннi iндивiдуальних номенклатури справ.
Формування справ - це групування виконаних документiв у справi вiдповiдно до номенклатури справ [12, 298].
РЖндивiдуальна номенклатура справ складаiться з метою впорядкування документiв, забезпечення iх облiку та швидкого пошуку i включаi заголовки лише тих справ, якi ведуться у конкретнiй органiзацii (або структурному пiдроздiлi).
Розробляють iндивiдуальну номенклатуру справ вiдповiдно до вимог чинних нормативно-правових актiв з органiзацii дiловодства та архiвноi справи.
Складанню номенклатури справ маi передувати серйозна пiдготовча робота, пiд час якоi аналiзуiться дiяльнiсть органiзацii в цiлому, дослiджуються напрями дiяльностi кожного структурного пiдроздiлу окремо, вивчаiться склад, змiст та кiлькiсть документiв що утворюються у процесi дiяльностi органiзацii. Пiд час виконання цiii роботи слiд використовувати джерела, що мiстять iнформацiю про мету i предмет дiяльностi, про завдання i функцii, що iх маi здiйснювати органiзацiя. Такими джерелами передусiм i статут органiзацii, положення про структурнi пiдроздiли, штатнi розписи, посадовi iнструкцii, плани та звiти, а також дiючi перелiки (класифiкатори) документiв зi строками зберiгання (за iх наявностi в органiзацii).
Розробляючи iндивiдуальну номенклатуру справ на основi примiрноi або типовоi номенклатури, необхiдно врахувати специфiку дiяльностi конкретноi органiзацii.
Текст номенклатури справ оформлюють у виглядi таблицi (Додаток №5), яка маi такi графи:
- РЖндекс справи
- Заголовок справи (тому, частини)
- Кiлькiсть справ (томiв, частин)
4. Строк зберiгання справи (тому, частини) i номери статей за перелiком
5. Примiтки
У першiй графi проставляють iндекс справи, який складаiться з iндексу структурного пiдроздiлу органiзацii (згiдно зi штатним розписом) i порядкового номера справи, наприклад: 03-01, де 03 - iндекс структурного пiдроздiлу; 01 - номер справи згiдно з порядком нумерацii в межах роздiлу.
У другiй графi наводять заголовок справи. Вiн маi вiдображати види документiв, що зберiгаються у вiдповiднiй справi, й розкривати iх змiст. Основною частиною заголовка i стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурi справ мають бути стислими, чiткими, гранично точними. Заголовок викладають у певнiй послiдовностi за такою схемою: вид документiв - автор (кореспондент) - виклад питання - перiод створення документiв. Наприклад:
Розпорядження голови мiськоi райради з основноi дiяльностi за 2003 рiк.
В окремих випадках послiдовнiсть подання елементiв заголовка кореспондентiв. Наприклад: Доповiднi записки з питань органiзацiйноi i кадровоi роботи, що подаються вiддiлом керiвництву адмiнiстрацii.
Однак вид документiв (постанови, розпорядження, накази, протоколи, акти тощо) завжди зазначають на початку заголовка. Вiдомостi про те, що у справi зберiгаються копii документiв, можна зазначити лише наприкiнцi заголовка, наприклад: Посадовi iнструкцii працiвникiв фiнансово-господарського вiддiлу (копii).
У заголовках справ, якi мiстять документи, що стосуються одного питання, але не повязанi послiдовнiстю органiзацii дiловодства, вживають узагальнений термiн документи, а основнi види документiв, згрупованих у справi, зазначають у дужках, наприклад: Документи (довiдки, доповiднi записки, огляди) про пiдготовку та пiдвищення квалiфiкацii кадрiв.
У заголовках справ, що мiстять листи, обовязково зазначають кореспондента та питання, з якого формуiться справа, наприклад:
Листування з органами державноi влади та мiiевого самоврядування, обiднаннями громадян, пiдприiмствами, установами та органiзацiями з питань кадровоi роботи та державноi служби;
- Листування з правоохоронними органами з правових питань;
- Листування з державними архiвними установами органiзацiйно-методичних питань дiловодства i архiвноi справи.
Якщо у справi згруповано планово-звiтну документацiю, то у заголовку обовязково зазначають перiод мiсяць, квартал, рiк), за який створено документи, наприклад:
- оперативнi (мiсячнi) плани роботи органiзацii;
Крiм того, у заголовку справи, що мiстить планово-звiтну документацiю, маi бути зазначено номер чи мовне позначення (код, шифр), форми плану-звiту за наявностi такого позначення.
Розробляючи iндивiдуальну номенклатуру справ на основi Примiрноi номенклатури справ, з огляду на рекомендацiйний характер останньоi необхiдно мати на увазi деякi моменти.
1. З Примiрноi номенклатури справ до iндивiдуальноi переносять тiльки тi заголовки справ, документи яких фактично утворюються в дiяльностi конкретноi органiзацii. До iндивiдуальноi номенклатури справ можна включати також заголовки справ, не передбаченi примiрною номенклатурою.
- Заголовки справ, наведенi у Примiрнiй номенклатурi справ, обовязково конкретизують та уточнюють (зазначають види документiв, авторiв, кореспондентiв тощо).
- Залежно вiд кiлькостi документiв у справi та строкiв iх зберiгання в iндивiдуальнiй номенклатурi дозволяiться обiднувати чи дрiбнити справи зазначенi у Примiрнiй номенклатурi справ. Н