Geum.ru


Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради

Дипломная работа - Менеджмент

Другие дипломы по предмету Менеджмент




?. Наявнiсть подiбних роздiлiв в iнструкцii значно спростить порядок пiдготовки документiв, що характернi для даноi установи, та виключить iхнi багатократне складання та переоформлення.

Потiм в iнструкцii розмiщують роздiли, що описують порядок роботи з документами: прийом та першочергову обробку документiв, реiстрацiю, складання облiково-довiдкових картотек, направлення документiв до виконання. У самостiйний роздiл в iнструкцii виокремлюють питання контролю, тут вказують строки виконання рiзних груп документiв та розкривають технiчнi питання виконання контролю (складання строкових картотек або органiзацiя автоматизованого контролю, складання зведень на прострочену документацiю).

Роздiли по обробцi документiв складають з урахуванням технологii, що прийнята в конкретнiй органiзацii: традицiйноi або компютерноi.

Завершуi iнструкцiю роздiл, присвячений формуванню, збереженню та пiдготовцi справ для подачi iх в архiв. В ньому викладають методику розробки та затвердження номенклатурних справ, порядок групування документiв у справи, оформлення обкладинок справ постiйного та тривалого збереження та передачi iх у архiв установи.

До iнструкцii додаються додатки, i чим iх бiльше, тим iнструкцiя наочнiше. Звичайно це:

  1. зразки оформлення найбiльш розповсюджених видiв документiв (прикази, розпорядження, протоколи, акти, угоди, телеграми).
  2. форми (реiстрацiйна картка, номенклатура справ, лист-свiдчення про справу, опис справи, обкладинка справи, акт про видiлення до знищення документiв, що не пiдлягають збереженню);
  3. перелiк документiв (що не пiдлягають реiстрацii; що пiдлягають затвердженню, контролю; документи, на котрих проставляiться гербова печатка);
  4. списки постiйних кореспондентiв i т.д.

РЖнструкцiю по дiловодству, також як i правила пiдготовки та оформлення документiв, якщо вони видiленi в окремий документ, затверджуi керiвник установи спецiальним наказом. Тут вказуються строки введення у дiю згаданих нормативних документiв, визначаiться посадова особа, вiдповiдальна за введення iх в дiю, i перераховуються мiроприiмства, котрi служба дiловодства повинна для цього виконати. РЖнструкцiя повинна бути в кожному структурному пiдроздiлi органiзацii [32, 16].

До останнього часу в Украiнi на пiдприiмствах, в установах, органiзацiях складання та оформлення органiзацiйно-розпорядчих документiв регулювалося вимогами загальносоюзного Державного стандарту "Унифицированные системи документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформленню документов" (ГОСТ 6.38-90), що набрав чинностi 1 сiчня 1991 р. Втiм, цей Стандарт застарiв не лише морально (за радянських часiв стандарти, як правило, переглядалися один раз на пять рокiв), а i за своiм змiстом.

Розроблення Державного стандарту Украiни, що вiдбувалося впродовж 1998-2002 рр., проводив Украiнський державний науково-дослiдний iнститут архiвноi справи та документознавства (УДНДРЖАСД). У результатi, 2003 року Державним комiтетом споживчоi полiтики та технiчного регулювання Украiни було затверджено Державний стандарт "Державна унiфiкована система документацii. Унiфiкована система органiзацiйно-розпорядчоi документацii. Вимоги до оформлювання документiв" (ДСТУ 4163-2003), який набрав чинностi з 1 вересня 2003 р.

Новий Стандарт поширюiться на органiзацiйно-розпорядчi документи: постанови, розпорядження, накази, положення, рiшення, протоколи, акти, листи тощо, створюванi в результатi дiяльностi органiв державноi влади, органiв влади Автономноi Республiки Крим, органiв мiiевого самоврядування, пiдприiмств, установ, органiзацiй усiх форм власностi.

Цей Стандарт встановлюi 32 реквiзити, серед яких: зображення Державного герба Украiни, герба Автономноi Республiки Крим; зображення емблеми органiзацii або товарного знака (знака обслуговування); зображення нагород; код органiзацii; код форми документа; назва органiзацii вищого рiвня; назва органiзацii; назва структурного пiдроздiлу органiзацii; довiдковi данi про органiзацiю; назва виду документа; дата документа; реiстрацiйний iндекс документа; посилання на реiстрацiйний iндекс i дату документа, на який дають вiдповiдь; мiiе складання або видання документа; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження документа; резолюцiя; заголовок до тексту документа; вiдмiтка про контроль; текст документа; вiдмiтка про наявнiсть додаткiв; пiдпис; гриф погодження документа; вiзи документа; вiдбиток печатки; вiдмiтка про засвiдчення копiй; прiзвище виконавця i номер його телефону; вiдмiтка про виконання документа i направлення його до справи; вiдмiтка про наявнiсть документа в електроннiй формi; вiдмiтка про надходження документа до органiзацii; запис про державну реiстрацiю.

Крiм того, Стандарт встановлюi вимоги до змiсту i розташовування реквiзитiв документiв; вимоги до бланкiв та оформлювання документiв; вимоги до документiв, виготовленi за допомогою друкувальних засобiв (на друкарськiй машинцi або за допомогою компютерноi технiки).

Новизною у ДСТУ 4163-2003 i роздiл "Вимоги до змiсту i розташовування реквiзитiв документiв", що складаiться з 32 пунктiв вiдповiдно до кiлькостi реквiзитiв. У кожному пунктi подано розяснення щодо оформлення змiсту i мiiя розташування вiдповiдного реквiзиту. Таким чином, на вiдмiну вiд ГОСТ 6.38-90, в якому подавалися вимоги до окремих реквiзитiв, новий Стандарт охоплюi всi реквiзити без винятку. Зокрема, в ньому обум?/p>