Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?влено, в яких випадках i згiдно з якими нормативно-правовими актами на бланках документiв маi вiдтворюватись зображення Державного герба Украiни, герба Автономноi Республiки Крим, зображення емблеми органiзацii або товарного знака (знака обслуговування), зображення нагород. Визначено також розмiр зображення герба. З-помiж iншого, зазначаiться, що емблему органiзацii не вiдтворюють на бланку, якщо на ньому розмiщено зображення Державного герба Украiни, адже саме цiii помилки дуже часто припускаються при пiдготовцi бланкiв органiзацiй. На документах недержавних органiзацiй дозволено розташовувати емблему у верхньому полi документа, в тому мiii, в якому на документах державних органiзацiй розмiщують зображення Державного герба. Код форми документа проставляють вiдповiдно до Державного класифiкатора управлiнськоi документацii (ДКУД). Обумовлюiться, що назву органiзацii вищого рiвня зазначають скорочено, а в разi вiдсутностi офiцiйно зареiстрованого скорочення - повнiстю. Назва органiзацii - автора документа, повинна вiдповiдати назвi, зазначенiй у його установчих документах. Скорочену назву органiзацii зазначають у випадку, коли ii офiцiйно зафiксовано в статутi (положеннi про органiзацiю). До новацiй Стандарту належить також i встановлення ще одного реквiзиту, вказаного останнiм у цьому роздiлi - запис про державну реiстрацiю. Його фiксують тiльки на нормативно-правових актах мiнiстерств та iнших органiв державноi влади, включених до державного реiстру вiдповiдно до Указу Президента Украiни "Про державну реiстрацiю нормативних актiв мiнiстерств та iнших органiв державноi виконавчоi влади". ДСТУ 4163-2003 встановлюi такi береги бланкiв документiв: лiвий - ЗО мм; правий - 10 мм; верхнiй та нижнiй - 20 мм .
На нижньому березi, вiдповiдно до Стандарту, розташовують три такi реквiзити:
- вiдмiтку про виконання документа i направлення його до справи, що мiстить посилання на дату i номер документа про його виконання або коротку довiдку про виконання; напис "До справи"; номер справи, в якiй документ буде зберiгатися; дату направлення документа до справи; назву посади i пiдпис виконавця, якi ставлять у лiвому кутi нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа);
- вiдмiтку про створення документа в електроннiй формi, що мiстить iмя файлу, код оператора та iншi пошуковi данi - у центрi нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа;
- вiдмiтку про надходження документа до органiзацii (реiстрацiю в нiй), яка мiстить скорочену назву органiзацii, дату (за необхiдностi - точний час) надходження документа i реiстрацiйний iндекс документа - у правому кутi нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Варто зазначити, що за умови включення до документа всiх складових елементiв реквiзитiв, навiть берега 20 мм може виявитися недостатньо. Тому в Стандартi обумовлюiться, що реквiзити документа (крiм тексту), якi складаються з кiлькох рядкiв, друкують через одинарний мiжрядковий iнтервал. Вiдмiтку про надходження документа до органiзацii доцiльнiше ставити за допомогою штампа, висота б якого не перевищувала 20 мм. Для лiвого берега бланка документа новий Стандарт встановлюi 30 мм, враховуючи те, що половина цього берега може бути використана для пiдшивання документа у справу (спочатку розробниками навiть було запропоновано 35 мм).
Дещо змiнилися вимоги i до оформлення дати документа. Дата документа - це дата його пiдписання, затвердження, прийняття, реiстрацii, яку оформлюють цифровим способом. Стандарт пропонуi два способи написання дати. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у такiй послiдовностi: число, мiсяць, рiк (наприклад: "15.01.2001"). Крiм того, дату допускаiться оформлювати i в iншiй послiдовностi: рiк, мiсяць, число (наприклад: "2001.01.15"). Цифрове позначення року повинно складатися з чотирьох цифр. У нормативно-правових актах i фiнансових документах застосовують словесно-цифровий спосiб оформлення дати (наприклад: "29 сiчня 2001 року").
Стандарт пропонуi, крiм звичного подання вiдомостей про виконавця документа, що мiстить прiзвище виконавця i номер його службового телефону, ще один спосiб iз зазначенням iмя та по батьковi виконавця документа (наприклад: "РЖваненко Петро Михайлович 556 07 24"). У нормативно-правових актах i фiнансових документах застосовують словесно-цифровий спосiб оформлення дати. Стандарт маi чотири додатки. Додаток А "Схеми розташованостi реквiзитiв документiв" i обовязковим i мiстить два рисунки: рисунок А1 - "Розташованiсть реквiзитiв i меж зон на форматi А4 кутового бланка" та рисунок А2 - "Розташованiсть реквiзитiв i меж зон на форматi А4 поздовжнього бланка". Додаток Б "Зразки бланкiв документiв" носить рекомендацiйний характер. У цьому додатку представленi пять зразкiв бланкiв документiв. Додаток В "Приклади оформлювання документiв" i довiдковим i мiстить приклад повнiстю опрацьованого листа органiзацii з усiма можливими реквiзитами, а також приклад оформлення наказу органiзацii, що пройшов державну реiстрацiю (з лицьовим i зворотнiм боками аркуша). Додаток Г "Бiблiографiя" також i довiдковим [15, 20].
Вiдповiдальнiсть за загальний стан роботи з документами покладаiться на керiвника органу державноi влади. Органiзацiя роботи з документами в установi забезпечуiться дiловодними службами.
Основним завданням дiловодноi служби i встановлення iдиного порядку документування i роботи з документами на основi викори?/p>