Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?тання сучасноi обчислювальноi технiки, автоматизованоi технологii роботи з документами та скорочення кiлькостi документiв.
Вiдповiдно до основного завдання дiловодна служба:
- розробляi iнструкцii з дiловодства та номенклатури справ;
- органiзовуi за дорученням керiвництва пiдготовку проектiв документiв, забезпечуi оформлення i випуск документiв;
- органiзовуi i забезпечуi документацiйне та органiзацiйно-технiчне обслуговування роботи колегiальних органiв, нарад;
- органiзовуi друкарське виготовлення, копiювання i тиражування документiв;
- унiфiкуi системи документацii та документiв з урахуванням можливостi iх машинноi обробки, вживаi заходiв щодо скорочення кiлькостi форм i видiв документiв;
- здiйснюi контроль за пiдготовкою та оформленням документiв, за iх своiчасним виконанням, вживаi заходiв щодо скорочення термiнiв проходження i виконання документiв, узагальнюi та аналiзуi данi про хiд i результати цiii роботи;
- приймаi, реiструi, веде облiк, забезпечуi зберiгання, оперативний розшук, iнформування за документами та доставляi документи;
- забезпечуi додержання iдиного порядку вiдбору, облiку, схоронностi, якостi оброблення та використання документiв, що створюються пiд час дiяльностi державного органу, для передачi на державне зберiгання;
- удосконалюi форми i методи роботи з документами з урахуванням використання органiзацiйноi технiки i ПК;
- здiйснюi органiзацiно-методичне керiвництво роботою з документами у структурних пiдроздiлах органу управлiння;
- впроваджуi державнi стандарти, унiфiкованi системи документацii (УСД), iншi нормативи в установi та ii структурних пiдроздiлах;
- завiряi печаткою документи у випадках, передбачених iнструкцiiю для роботи з документами.
В умовах ускладнення та збiльшення обсягiв управлiнськоi дiяльностi, що повязано з реформуванням економiки, науково-технiчним прогресом, iнтенсифiкацiя та полiпшення органiзацii роботи дiловодних служб може сприяти пiдвищенню ефективностi роботи управлiнського апарату. РЖнтенсифiкацiя дiловодства передбачаi:
- чiтку побудову органiзацiйноi структури загальних вiддiлiв, секретарiатiв;
- вiдбiр та впровадження найбiльш рацiональноi форми технологii дiловодства;
- оптимальне розмежування функцiй та обовязкiв працiвникiв даноi iери;
- наукове обТСрунтування норм працi спiвробiтникiв дiловодних служб;
- чiтку регламентацiю кiлькiсного складу, пiдвищення особистоi квалiфiкацii та професiйноi вiдповiдальностi працiвникiв;
- рацiональну органiзацiю робочих мiiь.
Дiяльнiсть щодо документного забезпечення функцiонування органiв державноi влади регулюiться положеннями, посадовими iнструкцiями, рiчними та перспективними планами робiт, iншими нормативними актами. Розробка цих документiв покладаiться на загальнi вiддiли органiв державноi влади.
Дiловодний процес маi свою специфiчну технологiю - документообiг органiзацii. Вiн i сукупнiстю взаiмоповязаних процедур, що забезпечують рух документiв в установi з моменту iх створення чи надходження i до завершення виконання чи вiдправки. Документообiг органiзацii складаiться з роботи iз вхiдною, внутрiшньою та вихiдною документацiiю. Зокрема, його складовими i: попереднiй розгляд документiв; реiстрацiя документiв; резолюцiя посадовоi особи; оформлення документiв; датування документiв; iндексацiя документiв; узгодження документiв; засвiдчення документiв; затвердження документiв.
Пiд час проходження документа в установi обовязково робляться такi вiдмiтки:
- про надходження документа (реiстрацiя);
- про взяття документа на контроль;
- про виконання документа i спрямування його у справу.
Кожен документ повинен мати вiдмiтку про безпосереднього виконавця, в якiй вказуiться його прiзвище i номер службового телефону, що зазначаються на лицьовому чи зворотному боцi останньоi сторiнки документа. На оригiналах документiв, якi пiдлягають поверненню, на верхньому правому полi першоi сторiнки ставиться штамп Пiдлягаi поверненню. В реiстрацiйнiй картцi чи журналi вказуiться номер вихiдного документа, дата реiстрацii, заголовок (короткий змiст) документа i номер справи, у якiй буде зберiгатись його копiя.
Характеристикою документообiгу i його обсяг. Пiд обсягом документообiгу розумiiться кiлькiсть документiв, що надiйшли в органiзацiю i створених нею протягом певного перiоду (як правило, року). Обсяг документообiгу - важливий показник, що використовуiться як критерiй у виборi органiзацiйноi форми дiловиробництва, органiзацii iнформацiйно-пошуковоi системи документiв установи, встановленнi структури служби дiловиробництва, ii штатного складу тощо [23, 56].
Важливою складовою дiловодства i забезпечення дiйового виконавчого контролю. Контроль виконання - це практична робота щодо здiйснення поточного нагляду за станом виконання призначеними особами тих чи iнших органiзацiйно-розпорядчих документiв. Контролю пiдлягають зареiстрованi документи, в яких встановлене певне завдання. Вiн необхiдний для таких цiлей:
- зясування фактичного стану в ходi поточного виконання конкретного доручення;
- виявлення вузьких мiiь та вжиття необхiдних заходiв щодо виправлення ситуацii;
- отримання можливостi аналiзу органiзацii роботи з метою запобiгання виявленим недолiкам у майбутнiй практичнiй дiяльностi установи;
4)стимулювання виконавчо