Geum.ru


Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради

Дипломная работа - Менеджмент

Другие дипломы по предмету Менеджмент




дiяльностi дiловодних служб органiв державноi влади та управлiння.

Дiловодство районних державних адмiнiстрацiй i важливою ланкою галузi "Органи виконавчоi влади".

По-перше, це установи iз значним iнформацiйним потенцiалом, найбiльшим у межах району документообiгом вiд 2,0 до 2,5 тис. документiв на рiк. По-друге, документи, що вiдкладаються в iх дiяльностi, i важливою багатоаспектною складовою частиною джерельноi бази державних архiвiв.

Райдержадмiнiстрацiя - чи не iдина установа районного масштабу, яка маi у своiй структурi досить потужнi служби документацiйного забезпечення [13, 16].

1.2.1 Загальнi вимоги щодо документного забезпечення

В соцiально-економiчних системах, до яких структурно входять рiзноманiтнi обiкти управлiння рiзних рiвнiв, регулярно збiльшуються обсяги iнформацii, яка використовуiться в процесах управлiння. Ця iнформацiя дискретна й переважно збираiться та обробляiться за допомогою iнформацiйноi та електронноi обчислювальноi технiки.

Отож, iнформацiйна система це сукупнiсть рiзноманiтних взаiмоповязаних усебiчних вiдомостей про стан обiкта управлiння та процеси, що вiдбуваються на ньому i якi вираженi в показниках i iнших iнформацiйних сукупностях, зiбраних та оброблених за допомогою технiчних (iнформацiйних i обчислювальних) засобiв за визначеною методикою та заданих алгоритмах, i якi вiдповiдають вимогам керiвноi системи при ii впливi на керовану.

Для розвязання проблеми спiльного використання iнформацiйноi системи створюiться iнформацiйне забезпечення.

РЖнформацiйне забезпечення i базою, на якiй ТСрунтуiться управлiнська дiяльнiсть. РЖнформацiю тут слiд розглядати як певну сукупнiсть рiзних повiдомлень, вiдомостей, даних про вiдповiднi предмети, явища, процеси, вiдношення та iн. Цi вiдомостi систематизованi i перетворенi у придатну для використання форму, вiдiграють в управлiннi надзвичайно важливу роль.

Пiд iнформацiйним забезпеченням розумiють сукупнiсть форм документiв рiзних видiв призначення, нормативноi бази та реалiзованих рiшень щодо обсягiв розмiщення i форм iснування, iнформацii, яка використовуiться в iнформацiйнiй системi, пiд час ii функцiонування на обiктi управлiння (ГОСТ 34.003-90 тАЬАС Термины и определениятАЭ).

Основнi вимоги до iнформацiйного забезпечення (ГОСТ 24.104-85 тАЬАвтоматизированные системы управления. Общие требованиятАЭ). Такi:

  1. РЖнформацiйне забезпечення маi бути достатнiм для використання всiх функцiй iнформацiйноi системи, якi автоматизуються;
  2. Для кодування iнформацii, що використовуiться як на обiктi управлiння, так i на вищому рiвнi, необхiдно використовувати погодженi класифiкатори, якi в них i;
  3. РЖнформацiйне забезпечення даноi iнформацiйноi системи маi бути поiднане з iнформацiйним забезпеченням iнших систем з якими воно взаiмодii;
  4. Форми документiв i вiдеокадрiв, якi вводяться системою, мають вiдповiдати вимогам стандартiв, технiчним характеристикам термiналiв, а також погодженнi з замовником;
  5. Сукупнiсть iнформацiйних масивiв органiзуiться у виглядi бази даних на машинних носiях;
  6. РЖншi вимоги.

Класифiкувати iнформацiйнi системи можна за рiзними ознаками:

  1. За рiвнем або iерою дiяльностi - державнi, територiальнi або регiональнi; мiжгалузевi, галузевi або вiдомчi; обiднань або фiрм пiдприiмств або установ; технологiчних процесiв тощо;
  2. За рiвнем автоматизацii процесiв управлiння - автоматизованого збирання й обробки iнформацii, iнформацiйно-пошуковi; iнформацiйно-довiдковi; обiктивного iнформацiйного забезпечення менеджменту (керiвникiв i фахiвцiв); системи забезпечення i прийняття рiшень або пiдтримки прийняття рiшень; iнтелектуальнi системи;
  3. За ступенем централiзацii обробки iнформацii централiзованi, децентралiзованi та змiщенi iнформацiйнi системи колективного використання;
  4. За ступенем iнтеграцii функцiй багаторiвневi з iнтеграцiiю за рiвнями управлiння (пiдприiмство, обiднання галузь i т. iн.), багаторiвневi з iнтеграцiiю за рiвнями планування; одно рiвневi iнформацiйнi системи.

РЖнформацiйна система, що характеризуi внутрiшнiй стан i процеси, якi вiдбуваються на обiктi управлiння та його зовнiшнi середовище, а також i моделлю цього обiкта це система автоматизованого збирання й обробки iнформацii. Вона i основою для органiзацii системи обiктивного iнформацiйного забезпечення органiзацii [35, 23].

Визначення поняття тАЬiнформацiйне забезпеченнятАЭ, наведенi в рiзних наукових джерелах, висвiтлюють мету iнформацiйного забезпечення, його обiкт, засоби здiйснення процесуально-дiяльнiсноi та iнформацiйно-ресурсноi складовоi.

РЖнформацiйне забезпечення - сукупнiсть процесiв з пiдготовки i надання спецiально пiдготовленоi iнформацii для вирiшення управлiнських, наукових, технiчних та iнших завдань у вiдповiдностi з етапами, iх розвязання.

РЖнформацiйне забезпечення - комплекс методiв, засобiв документацiйного, фотографiчного i концептографiчного обслуговування, використовуваних для задоволення iнформацiйних потреб у конкретнiй науково-технiчнiй ситуацii або у вирiшеннi управлiнських задач.

РЖнформацiйне забезпечення управлiння це органiзацiя цiлеспрямованих масивiв iнформацii й iнформацiйних потокiв, яка включаi збирання, зберiгання, опрацювання i передавання iнформацii (в тому числi iз використанням компютерних iнформацiйних систем) з метою аналiзу, одержаних результатiв для пiдготовки, обТСрунтув?/p>