Geum.ru


Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради

Дипломная работа - Менеджмент

Другие дипломы по предмету Менеджмент



li>

  • договiрна;
  • документацiя iз забезпечення кадрами (з особового складу);
  • документацiя iз забезпечення фiнансами (бухгалтерський облiк i звiтнiсть);
  • документацiя iз матерiально-технiчного забезпечення;

    • - документацiя iз документацiйного та iнформацiйного забезпечення дiяльностi установи;

    -документацiя, що вiдображаi основну дiяльнiсть установи. Документи, що складають iдиний вид документацii, характеризуються iднiстю цiльового призначення i у комплексi забезпечують документування тiii чи iншоi управлiнськоi функцii або виду дiяльностi [23, 55].

    1.3.1 Основнi органiзацiйнi форми роботи з документами

    У практицi роботи з документами склалися кiлька органiзацiйних форм дiловодства (форм роботи з документами):

    1. централiзована;
    2. децентралiзована;
    3. змiшана.

    Централiзована форма органiзацii дiловодства передбачаi, що на пiдприiмствi, в органiзацii, установ (далi-установа) функцiонуi спецiалiзована служба дiловодства (канцелярiя, вiддiл документацiйного забезпечення управлiння, загальний вiддiл, вiддiл управлiння справами, секретарiат тощо) i всi операцii з обробки документiв (приймання i вiдправлення, реiстрацiя й облiк, контроль виконання документiв, формування справ, довiдкова робота за документами), а також iх пошук i зберiгання, передавання на архiвне зберiгання зосередженi переважно в службi дiловодства. За централiзованоi форми органiзацii дiловодства структурнi пiдроздiли установи не залученi до технiчних операцiй з документами, а здiйснюють з ними виключно творчу роботу: розглядають, вивчають, аналiзують, складають новi документи на пiдставi наявних.

    У структурних пiдроздiлах зберiгаються лише робочi документи спiвробiтникiв, у тому числi копii вже завершених дiловодством документiв, якi виконавцi можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом. Адже вся цiнна iнформацiя i документацiя зберiгаiться централiзовано в службi дiловодства.

    З погляду органiзацii дiловодства централiзована форма роботи з документами i найефективнiшою, оскiльки забезпечуi повний цикл обробки документiв в одному пiдроздiлi - службi дiловодства. Це даi можливiсть найбiльш рацiонально використовувати компютерну та оргтехнiку, позбавляi структурнi пiдроздiли необхiдностi формувати i зберiгати справи, забезпечуi збереженiсть документiв. Бiльш квалiфiковано здiйснюiться експертиза цiнностi документiв, значно спрощуiться процес передавання документiв на зберiгання до архiвного пiдроздiлу (архiву) установи, оскiльки служба дiловодства фактично не залучаi до цього процесу iншi структурнi пiдроздiли.

    За централiзованоi форми органiзацii дiловодства структурним пiдроздiлам практично не потрiбнi секретарi, якi виконуватимуть дiловоднi функцii, оскiльки документообiг у них зазвичай маi незначний обсяг. Однак, при цьому служба дiловодства маi бути повноцiнним, забезпеченим сучасним технiчним обладнанням структурним пiдроздiлом з достатньою чисельнiстю й квалiфiкованого персоналу. На практицi централiзована форма органiзацii дiловодства застосовуiться в установах iз незначним i середнiм обсягом документообiгу - до 40-60 тисяч документiв на рiк. В установах iз великим обсягом документообiгу, якi мають складну структуру або територiально розiднанi структурнi пiдроздiли, централiзована форма дiловодства застосовуiться рiдко, оскiльки потребуi значних фiнансових витрат та органiзацiйних заходiв.

    Децентралiзована форма органiзацii дiловодства, як свiдчить вже ii назва, i повною протилежнiстю централiзованiй. За децентралiзованоi форми кожний структурний пiдроздiл самостiйно органiзовуi дiловодство, виконуi весь комплекс технiчних операцiй з обробки документiв, включаючи приймання, реiстрацiю, вiдправку документiв, а також формування, зберiгання справ тощо. У разi застосування такоi форми дiловодства в кожному структурному пiдроздiлi маi бути секретар або особа, яка вiдповiдаi за роботу з документами. Якщо такоi особи немаi, дiловоднi функцii покладаються на спецiалiстiв структурних пiдроздiлiв, що спричиняi необТСрунтованi витрати часу на виконання невластивих для них операцiй.

    У разi децентралiзованоi форми органiзацii дiловодства ускладнюються пошук документiв, контроль за iх виконанням, довiдкова робота, недостатньо забезпечуiться збереженiсть документiв. Адже документацiя установи не i iдиною системою. Така форма органiзацii роботи з документами виправдовуi себе тiльки за наявностi територiально розiднаних структурних пiдроздiлiв. Вона також може бути зумовлена специфiкою дiяльностi установи (наприклад, робота з документацiiю обмеженого доступу). Разом з тим нинi iснуi чимало установ, в яких дiловодство здiйснюiться стихiйно, встановлено систему, подiбну до децентралiзованоi форми. У багатьох сучасних компанiях, фiрмах дiловодство децентралiзовано настiльки, що навiть такi технiчнi операцii, як вкладення вихiдних документiв у конверти i написання адрес кореспондентiв на них, виконують спецiалiсти структурних пiдроздiлiв. У таких установах, як правило, немаi не лише служби дiловодства, а й працiвника, на якого покладалося б виконання технiчних операцiй з обробки документiв.

    Змiшана форма органiзацii дiловодства заснована на частковiй централiзацii. Як правило, в одному пiдроздiлi, службi дiловодства, здiйснюються такi операцii, як обробка вхiдних i вихiдних документiв, реiстрацiя та обл