Geum.ru


Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради

Дипломная работа - Менеджмент

Другие дипломы по предмету Менеджмент



?з". Тiльки систематизована iнформацiя даi можливiсть керiвнику визначати ефективнiсть органiзацiйно-економiчних, соцiальних та iнших заходiв, а також залежно вiд умов, якi складаються, змiнювати накреслену програму. Чим краще поiнформований керiвник, тим бiльш оперативнi i вищi за якiстю його рiшення.

Субiкт управлiння, виробляючи управлiнськi рiшення, передаi iх обiкту управлiння, оформлюючи iнформацiю у виглядi органiзацiйно-розпорядчих документiв (положень, iнструкцiй, правил, наказiв, постанов, рiшень та iн.).

Основний клас завдань, притаманний офiсу документацiйне забезпечення управлiння. Незалежно вiд класу завдань, рiшення будь-якого з них передбачаi проведення великого обсягу типових офiсних робiт, якi включають:

  1. Опрацювання вхiдноi i вихiдноi iнформацii: читання i вiдповiдi на листи (як електроннi так i звичайнi, написання звiтiв, та iншоi документацii, яка може мiстити також малюнки i дiаграми;
  2. Збирання i подальший аналiз деяких даних, наприклад: звiтностi за певнi перiоди часу, за рiзними пiдроздiлами або органiзацiями , яка задовольняi рiзнi критерii вiдбору;
  3. Збереження iнформацii, яка надiйшла, забезпечення швидкого доступу до неi i пошук необхiдноi у даний момент iнформацii.

Дiяльнiсть маi бути чiтко скоординована мiж особами, якi ii виконують; повиннi бути забезпеченi тiснi звязки, якi дозволяють обмiнюватися iнформацiiю у короткi термiни, а процес руху документiв маi бути ефективно органiзований.

Зростання обсягiв iнформацii, необхiдноi для прийняття рiшень, призводить до рiзкого збiльшення кiлькостi документiв. На допомогу приходять системи електронного документообiгу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. СЕД забезпечують процеси створення, управлiння доступом i розповсюдженням великих обсягiв документiв у компютерних мережах, а також контроль над потоками документiв в органiзацii. Загальними можливостями системи СЕД i створення документiв, управлiння доступом, перетворення i безпека iнформацii.

Здiйснення iнформацiйноi дiяльностi у системi органiзацiйного управлiння в умовах функцiонування автоматизованих систем ТСрунтуiться на моделях тАЬелектронних офiсiвтАЭ, iормульованих ще наприкiнцi 80-х рокiв:

  1. iнформацiйна модель;
  2. комунiкацiйна модель;
  3. соцiотехнiчна модель.

В тАЬелектронному офiсiтАЭ працiвникiв оточують рiзноманiтнi засоби iнформатизацii з новими можливостями, якi забезпечують одержання i видачу основних видiв повiдомлень i даних.

РЖнформацiйний потiк це сукупнiсть повiдомлень, якi циркулюють у системi i необхiднi для здiйснення процесiв управлiння. РЖнформацiйний потiк характеризуiться: джерелом виникнення, напрямом, перiодичнiстю, ступенем сталостi, структурою, обсягом i щiльнiстю, видом носiя iнформацii, iнформацiйною iмнiстю окремих повiдомлень, ступенем використання.

Горизонтальний iнформацiйний потiк повязуi органи управлiння, якi знаходяться на одному рiвнi.

Вертикальний iнформацiйний потiк повязуi органи управлiння рiзних рiвнiв. Вертикальний iнформацiйний потiк може бути висхiдним i низхiдним, тобто спрямованим вiд вищестоящих органiв управлiння до нижчестоящих i навпаки.

Розрiзняють чотири види iнформацiйних потокiв у органiзацii:

1. Обмiн мiж органiзацiiю та зовнiшнiм середовищем (маркетинг, реклама, звязки з громадськiстю).

2. Мiжрiвневий обмiн iнформацiiю в органiзацii:

- низхiднi потоки iнформацii, якими повiдомляють пiдлеглим про поточнi завдання, конкретнi доручення, змiну прiоритетiв та iн.;

- висхiднi потоки iнформацii звiти про виконання завдань, пропозицii з удосконалення технологii та iн., за допомогою яких керiвництво iнформують про поточнi та можливi проблеми, про можливi варiанти рiшень.

3. Горизонтальний обмiн iнформацiiю:

- наради керiвникiв сумiжних пiдроздiлiв, задiяних у виконаннi спiльних завдань;

- наради керiвникiв пiдроздiлiв, якi мають схожi виробничi завдання;

- робота у межах робочих груп (управлiння проектом).

4. Неформальний обмiн iнформацiiю:

- обговорення виробничих питань пiд час неформальних зустрiчей (пiд час обiдньоi перерви, святкових заходiв та iн.);

- чутки, основною причиною яких i дефiцит офiцiйноi iнформацii. Дослiдження свiдчать, що чутки бувають 80-90% точними (за винятком випадкiв надто емоцiйного забарвленоi iнформацii) [22, 20].

Найважливiша властивiсть РЖC - iднiсть управлiнськоi iнформацii, що визначаi iдине iнформацiйне забезпечення системи управлiння.

Структурно РЖC складаiться з таких компонентiв (див. схему: Додаток № 1):

- власне iнформацii;

- системи оброблення iнформацii;

- входу;

- виходу;

- внутрiшнiх i зовнiшнiх каналiв [31, 11].

РЖнформацiя, що циркулюi в системi управлiння, обiднуiться в смисловi групи i фiксуiться на будь-якому матерiальному носii. Таке обiднання носить назву документування, а сам носiй iнформацii, призначений для використання в РЖC, вiдповiдно визначаiться як документ. Звiдси випливаi i визначення документообiгу.

Документообiг - процес проходження документiв усерединi системи управлiння - вiд джерела iх формування до використання в управлiннi.

У рамках СЕД електроннi версii документiв мають iснувати поряд з паперовими або замiсть них. Система, що здiйснюi електронний документообiг, маi забезпечувати можливiсть нескладного переведення документiв з паперовоi в еле