Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
т встановлюi 32 реквiзити, серед яких: зображення Державного герба Украiни, герба Автономноi Республiки Крим; зображення емблеми органiзацii або товарного знака (знака обслуговування); зображення нагород; код органiзацii; код форми документа; назва органiзацii вищого рiвня; назва органiзацii; назва структурного пiдроздiлу органiзацii; довiдковi данi про органiзацiю; назва виду документа; дата документа; реiстрацiйний iндекс документа; посилання на реiстрацiйний iндекс i дату документа, на який дають вiдповiдь; мiiе складання або видання документа; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження документа; резолюцiя; заголовок до тексту документа; вiдмiтка про контроль; текст документа; вiдмiтка про наявнiсть додаткiв; пiдпис; гриф погодження документа; вiзи документа; вiдбиток печатки; вiдмiтка про засвiдчення копiй; прiзвище виконавця i номер його телефону; вiдмiтка про виконання документа i направлення його до справи; вiдмiтка про наявнiсть документа в електроннiй формi; вiдмiтка про надходження документа до органiзацii; запис про державну реiстрацiю.
Вiдповiдальнiсть за загальний стан роботи з документами покладаiться на керiвника органу державноi влади. Органiзацiя роботи з документами в установi забезпечуiться дiловодними службами.
Дiловодний процес маi свою специфiчну технологiю - документообiг органiзацii. Вiн i сукупнiстю взаiмоповязаних процедур, що забезпечують рух документiв в установi з моменту iх створення чи надходження i до завершення виконання чи вiдправки. Документообiг органiзацii складаiться з роботи iз вхiдною, внутрiшньою та вихiдною документацiiю. Зокрема, його складовими i: попереднiй розгляд документiв; реiстрацiя документiв; резолюцiя посадовоi особи; оформлення документiв; датування документiв; iндексацiя документiв; узгодження документiв; засвiдчення документiв; затвердження документiв.
Пiд час проходження документа в установi обовязково робляться такi вiдмiтки:
- про надходження документа (реiстрацiя);
- про взяття документа на контроль;
- про виконання документа i спрямування його у справу.
Кожен документ повинен мати вiдмiтку про безпосереднього виконавця, в якiй вказуiться його прiзвище i номер службового телефону, що зазначаються на лицьовому чи зворотному боцi останньоi сторiнки документа. На оригiналах документiв, якi пiдлягають поверненню, на верхньому правому полi першоi сторiнки ставиться штамп Пiдлягаi поверненню. В реiстрацiйнiй картцi чи журналi вказуiться номер вихiдного документа, дата реiстрацii, заголовок (короткий змiст) документа i номер справи, у якiй буде зберiгатись його копiя.
Система збереження документiв, що i частиною органiзацii роботи з документами, - це сукупнiсть засобiв облiку та систематизацii документiв з метою iх пошуку i використання у поточнiй дiяльностi установи.
Документи з часу створення (надходження) i до передачi iх в архiв зберiгаються за мiiем iх формування у службових справах.
Справа - це комплекс належно оформлених i згрупованих закiнчених виробництвом документiв службового характеру, що вмiщуi вичерпну iнформацiю стосовно вирiшення конкретного питання. Формування справи - це групування окремих документiв вiдповiдно до встановленоi номенклатури. Справи формуються за мiiем реiстрацii самих документiв або в структурних пiдроздiлах установи, де вiдповiдальнi особи групують виконанi документи згiдно з профiлем свого пiдроздiлу.
Номенклатура справ - це обовязковий для кожноi юридичноi особи систематизований перелiк назв справ, що формуються в ii дiловодствi, розмiщених у певнiй послiдовностi, iз зазначенням строкiв зберiгання справ.
Номенклатура справ органу виконавчоi влади складаiться з номенклатурних справ окремих структурних пiдроздiлiв.
Зведена номенклатура пiсля погодження з архiвом затверджуiться керiвником органу державноi влади.
На практицi використовуються три види номенклатури справ: типова, примiрна та iндивiдуальна.
РЖндивiдуальна номенклатура справ складаiться з метою впорядкування документiв, забезпечення iх облiку та швидкого пошуку i включаi заголовки лише тих справ, якi ведуться у конкретнiй органiзацii (або структурному пiдроздiлi).
Формування справ - це групування виконаних документiв у справi вiдповiдно до номенклатури справ.
Розробляють iндивiдуальну номенклатуру справ вiдповiдно до вимог чинних нормативно-правових актiв з органiзацii дiловодства та архiвноi справи.
Текст номенклатури справ оформлюють у виглядi таблицi.
Закiнченi дiловодством справи постiйного i тривалого (понад 10 рокiв) строкiв зберiгання повиннi здаватись у архiв органу державноi влади для подальшого зберiгання та використання. Справи тимчасового зберiгання (до 10 рокiв включно) можуть передаватися в архiв за погодженням з керiвництвом органу державноi влади.
Органи державноi влади створюють архiвнi пiдроздiли для тимчасового зберiгання архiвних документiв, що нагромадилися за час iхньоi дiяльностi, використання вiдомостей, що мiстяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та iнших цiлей, а також для захисту прав законних iнтересiв громадян.
Обовязковою умовою рацiональноi органiзацii дiловодства, засобом пiдвищення продуктивностi та здешевлення управлiнськоi працi i механiзацiя та автоматизацiя дiловодних процесiв.
Механiзацiя та автоматизацiя впроваджуiться на всiх етапах дiловодного процесу