Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?, завдяки якiй функцiонуi апарат управлiння. Головне правило документообiгу документи повиннi проходити по самому короткому шляху без повернутих перемiщень. Для виконання вимоги важливо продумати для всiх документних потокiв найбiльш дотепну технологiю обробки, послiдовнiсть операцiй, що виконуються. Допомогою в цьому i схеми документообiгу, маршрутнi та технологiчнi карти управлiнськоi документацii. Такi схеми рiзнi для великих та невеличких установ, якi наведенi у додатках.
Основнi заходи, якi мають покращити органiзацiю дiловодства у Корецькiй мiськiй Радi це:
- впровадження засобiв автоматизацii для створення документiв, реiстрацiйних процесiв, компютерного оброблення документiв у канцелярii, загальному вiддiлi, вiддiлi контролю за iх виконанням, а також впровадження локальноi мережi для звязку мiж структурними пiдроздiлами райдержадмiнiстрацii та з облдержадмiнiстрацiiю.
- впровадження електронного дiловодства, у свiтлi вимог постанови Кабiнету Мiнiстрiв Украiни вiд 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здiйснення електронного документообiгу в органах виконавчоi влади".
Виконання зазначеного правового документа i складовою частиною "Концепцii формування системи нацiональних електронних iнформацiйних ресурсiв", затвердженоi розпорядженням Кабiнету Мiнiстрiв Украiни вiд 5 травня 2003 р. у № 259-р.
Процес впровадження електронного дiловодства маi вiдобразитися як в iнструкцiях щодо дiловодства мiськради, так i в номенклатурах справ. У них слiд використовувати графу "Примiтка", де необхiдно зазначати, що саме той чи iнший комплекс документiв iснуi в електронному виглядi.
Робота з базами даних внутрiшньоi iнформацii даi змогу виявляти можливостi i проблеми органiзацii, розробляти програми й оцiнювати якiсть дiяльностi.
В установi iснуi вiдповiдна служба (канцелярiя), яка вiдповiдаi за рух документiв i здiйснюi контроль за iх виконанням. Усi структурнi пiдроздiли повиннi надавати iнформацiю в канцелярiю (бажано в режимi on-line). Однак iнформацiйна система ведення в органiзацii електронного документообiгу не повинна замикатися на вiдповiдальних виконавцях, тобто система автоматизацii документообiгу повинна охоплювати не тiльки канцелярiю, але й структурнi пiдроздiли органiзацii. Усi документи, що надходять до органiзацii через канцелярiю, як правило, звязанi з iншими, на якi посилаються. Найбiльш типовим i вхiдний документ, який практично завжди породжуi вiдповiдний вихiдний. Без звязкiв можуть бути внутрiшнi документи i деяка частина вхiдних. Причому вхiднi документи можуть мати звязки як з вихiдним, так, i з iншим вхiдним документом.
Сьогоднi зросла потреба в освоiннi технологiй, якi розширюють користувачам доступ до iнформацii.
Нинi для бiльшостi у краiнi державних органiзацiй i комерцiйних фiрм характерною i вiдсутнiсть упорядкованостi системи ведення дiловодства. Незважаючи на те, що саме дiловодство, рацiонально i чiтко органiзоване, визначаi документне забезпечення управлiння органiзацiiю й може iстотно збiльшити ефективнiсть ii дiяльностi.
Щороку обсяг виробленоi людством iнформацii збiльшувався в середньому на 30%, а середнiй житель США присвячував 46% свого часу ii сприйняттю. Таких висновкiв дiйшли ученi Унiверситету Берклi в результатi дослiдження обсягiв iнформацii, виробленоi на планетi за останнi три роки.
Проблема швидкого, а головнеалiтикiв, до 30% робочого часу спiвробiтникiв iде на створення, пошук i узгодження документiв, кожен внутрiшнiй документ копiюiться до 20 разiв, близько 15% документiв губиться. Тому для будь-якого пiдприiмства пiдвищення ефективностi роботи з документами ключове питання.
Зростання обсягiв iнформацii, необхiдноi для прийняття рiшень, призводить до рiзкого збiльшення кiлькостi документiв. На допомогу приходять системи електронного документообiгу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. СЕД забезпечують процеси створення, управлiння доступом i розповсюдженням великих обсягiв документiв у компютерних мережах, а також контроль над потоками документiв в органiзацii. Загальними моёх мережах, а також контроль над потоками документiв в органiзацii. Загальними можливостями системи СЕД i створення документiв, управлiння доступом, перетворення i безпека iнформацii.
Кабiнет Мiнiстрiв Украiни рекомендував органам мiiевого самоврядування додержуватися у процесi органiзацii електронного документообiгу вимог Типового порядку, затвердженого постановою вiд 28 жовтня 2004 р.
Типовий порядок встановлюi загальнi правила документування в органах виконавчоi влади управлiнськоi дiяльностi в електроннiй формi i регламентуi виконання дiй з електронними документами з моменту iх створення або одержання до вiдправлення чи передачi до архiву органу виконавчоi влади.
Органу мiiевоi влади - Корецькiй мiськiй Радi , слiд як найшвидше застосувати в органiзацii документного забезпечення компютернi технологii. Саме компютеризацiя даi можливiсть швидкого отримання, оброблення документiв та потрiбноi iнформацii у полiпшеннi роботи. Застосувавши компютерну технiку потрiбно пiдключитися до iнформацiйноi мережi РЖнтернет, створити свою WEB-сторiнку з вiдображенням на нiй всiх новин про роботу мiськради. В подальшому органiзувати свiй сайт i виставити його в мережi РЖнтернет, що полiпшить отримання iнформацii про роботу влади для населення мiста, областi, в