Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
? житлових примiщень тощо; заяви-зобовязання на одержання кредиту чи позики; заяви для органiзацii купiвлi-продажу, квитанцii, накладнi (вимоги), свiдоцтва iз зразками пiдписiв i вiдбитком печатки, перелiки, платiжнi доручення, трудовi угоди, доручення на представництво iнтересiв та на здiйснення угод на отримання власних грошей, список, розписка.
2.3 Особливостi процесу документотворення та документообiгу
2.3.1 Органiзацiя дiловодства в Корецькiй мiськiй радi
У Корецькiй мiськi радi працюють такi пiдроздiли як загальний вiддiл та вiддiл фiнансово-господарського забезпечення. Дiловодство здiйснюiться централiзовано, всi операцii з обробки документiв (приймання i вiдправлення, реiстрацiя й облiк, контроль виконання документiв, формування справ, довiдкова робота за документами), а також iх пошук i зберiгання, передавання на архiвне зберiгання виконуi секретар виконкому, тобто виконуi дiловоднi функцii. У структурних пiдроздiлах зберiгаються лише робочi документи спiвробiтникiв, у тому числi копii вже завершених документiв, якi виконавцi можуть застосовувати задля власних потреб та утримувати будь-яким зручним для них способом.
Документацiйне забезпечення документiв в мiськiй радi здiйснюiться вiдповiдно до Примiрноi РЖнструкцii з дiловодства у мiнiстерствах, iнших центральних органах виконавчоi влади, Радi мiнiстрiв Автономноi Республiки Крим, мiiевих органах виконавчоi влади, затвердженоi постановою Кабiнету Мiнiстрiв Украiни, а також вiдповiдно до державних стандартiв на органiзацiйно-розпорядчу документацiю. Згiдно iнструкцii регламентуються загальнi питання документування управлiнськоi дiяльностi; прийом, розгляд i реiстрацiя документiв; складання i оформлення службових документiв, у тому числi датування, iндексацiя, узгодження, засвiдчення i адресування документiв.
2.3.2 Формування та збереження документацii Корецькоi мiськоi ради
У процесi управлiння створюiться велика кiлькiсть документiв службового характеру. Система збереження документiв, що i частиною органiзацii роботи з документами, - це сукупнiсть засобiв облiку та систематизацii документiв з метою iх пошуку i використання у поточнiй дiяльностi установи [23, 56].
Органи державноi влади та органи мiiевого самоврядування визначають конкретний комплекс документiв, необхiдний та достатнiй для документування iх дiяльностi. Цi документи групуються за логiчною послiдовнiстю виконання, а iх систематизований перелiк справ називаiться номенклатурою справ.
Так як, номенклатура справ - це обовязковий для кожноi юридичноi особи систематизований перелiк назв справ, що формуються в ii дiловодствi, розмiщених у певнiй послiдовностi, iз зазначенням строкiв зберiгання справ, вiдповiдна номенклатура справ iснуi i в Корецькiй мiськiй радi.
Номенклатура справ i обовязковим для кожноi установи документом постiйного зберiгання, який складаiться для створення в установi iдиноi системи формування справ, забезпечення iх облiку, швидкого розшуку документа за його змiстом та видом, вiдбору документiв на державне зберiгання у процесi дiловодства. Номенклатура справ Корецькоi мiськоi ради складаiться з номенклатурних справ окремих структурних пiдроздiлiв, а саме:
- документи мiськоi ради;
- документи виконавчого комiтету;
- документи бюджетно-фiнансовоi роботи i бухгалтерського облiку;
- документи кадровi;
- документи виборчих комiсiй по виборах у мiську раду;
- документи вiйськово - облiкового столу;
- документи архiву.
Зведена номенклатура погоджена з архiвом i затверджена мiським головою.
У Корецькiй мiськiй радi використана iндивiдуальна номенклатура справ, яка складаiться з номенклатур справ окремих структурних пiдроздiлiв.
Така iндивiдуальна номенклатура справ складена з метою впорядкування документiв, забезпечення iх облiку та швидкого пошуку i включаi заголовки лише тих справ, якi ведуться у мiськiй радi.
У номенклатурi справ i графа про строки зберiгання документiв. У ньому вiдмiчено, якi документи постiйно зберiгаються, якi вiд 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти рокiв.
У номенклатурi справ i графа про строки зберiгання документiв. У ньому вiдмiчено, якi документи постiйно зберiгаються, якi вiд 1-го року , до 3-х, 5-ти, 10-ти, 75-ти рокiв.
2.4 Перспективи вдосконалення органiзацii роботи та документного забезпечення Корецькоi мiськоi ради
Для полiпшення органiзацii i прискореного опрацювання документiв застосовують унiфiкованi системи управлiнськоi документацii, якi розрiзняються за функцiональним призначенням.
У рамках СЕД електроннi версii документiв мають iснувати поряд з паперовими, або замiсть них.
Основними завданнями документного забезпечення управлiння i:
- скорочення iнформацiйних потокiв до оптимального мiнiмуму;
- забезпечення спрощення i здешевлення процесiв збору, опрацювання i передачi iнформацii за допомогою новiтнiх технологiй автоматизацii цих процесiв.
Таким чином, для будь-якоi органiзацii постiйне удосконалення документного забезпечення управлiння i життiво важливим i це прямо впливаi на якiсть прийняття управлiнських рiшень. Тому Корецькi мiькiй Радi потрiбно вводити систему електронного документообiгу (СЕД), що скоротить час обробки вхiдноi та вихiдноi документацii.
Система документообiгу це своiрiдна тАЬкровеносная систематАЭ в органiзмi будь-якоi установ?/p>