Органiзацiя роботи та документне забезпечення районноi Ради
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
ктронну форму i бути оснащеною засобами захисту документiв (криптографiя, електронний пiдпис) у вiдповiдностi до вимог чинного законодавства. Пiд управлiнням електронним документообiгом взагалi прийнято розумiти органiзацiю руху документiв мiж пiдроздiлами органiзацii, групами користувачiв або окремими користувачами. При цьому пiд рухом документiв слiд розумiти не iхнi фiзичне перемiщення (бо вони частiше залишаються на серверi, а передачу прав на iхнi використання зi сповiщенням конкретних користувачiв i контролем за iхнiм виконанням.
Головне призначення системи електронного документообiгу це органiзацiя збереження електронних документiв, а також роботи з ними (зокрема iхнього пошуку як за атрибутами, так i за змiстом). У системах електронного документообiгу також реалiзований санкцiонований доступ до документiв, вiдслiдковуються зробленi в них змiни i контролюються всi iхнi версii та пiд версii [3, 28].
Система документообiгу це своiрiдна тАЬкровеносная систематАЭ в органiзмi будь-якоi установи, завдяки якiй функцiонуi апарат управлiння.
Головне правило документообiгу документи повиннi проходити по самому короткому шляху без повернутих перемiщень. Для виконання вимоги важливо продумати для всiх документних потокiв найбiльш дотепну технологiю обробки, послiдовнiсть операцiй, що виконуються. Допомогою в цьому i схеми документообiгу, маршрутнi та технологiчнi карти управлiнськоi документацii. Такi схеми рiзнi для великих та невеличких установ [Див. додатки № 2, № 3].
Документи представленi, як правило, двома групами:
- вхiднi (що отримують зовнi, вiд iнших установ);
- створенi в самiй установi (внутрiшнi).
При створенi бази даних постiйних кореспондентiв, з потрiбними ведеться листування (адреса, телефон, прiзвища, iмена, по-батьковi, посади керiвного складу розмiщують вхiднi документи вiдповiдно iхнього автора або iнстанцiями, вiд котрих цi документи отриманi [31, 9].
Документи можуть бути також внутрiшнiми. Всi документи подiляють на:
- документи загального призначення (управлiння) - накази, iнструкцii, циркулярнi листи, розпорядження;
- специфiчнi для дiяльностi обiкта, якi можуть бути вхiдними, вихiдними та внутрiшнiми.
Система документообiгу маi надавати можливiсть пiдготовки документiв, вхiдного i вихiдного контролю, облiку проходження документiв, ведення архiвiв та перетворення форматiв. Документ i головним засобом подання юридичне оформлених вiдомостей про обiкт управлiння. Документи становлять основну частину iнформацiйних потокiв у системi управлiння.
У звязку з використанням ПЕОМ для автоматизацii управлiння та встановлення iх на робочих мiiях управлiнського персоналу виникла необхiднiсть створення спецiальноi технологii збирання, реiстрацii, пiдготовки iнформацii для ii оброблення, що спричинило змiну документообiгу.
Як новий елемент в РЖС АРМiв реалiзуiться функцiя автоматизацii пiдготовки документiв [17, 43].
Автоматизована РЖС i людино-машинною системою. Вона даi змогу пiдвищити якiсть управлiння завдяки оптимальному розподiлу правцi мiж людиною та ЕОМ на всiх стадiях управлiння. Вся сукупнiсть операцiй оброблення iнформацii, що включаi збирання, введення, запис, реiстрацiю, перетворення, зчитування, збереження, знищення, коригування, обмiн по каналах звязку, в АРЖС здiйснюiться з допомогою технiчних i програмних засобiв
Автоматизована РЖС здiйснюi iнформацiйне обслуговування покладених на управлiнський персонал органiзацiйних, контрольних, аналiтичних, iнформацiйних функцiй. Одержана пiсля автоматизованого оброблення управлiнська iнформацiя завжди маi цiльове призначення i мiстить керуючi команди (директиви) або вiдомостi про стан керованоi системи i зовнiшнього середовища.
Управлiнський персонал в АРЖС здiйснюi постановку на коригування цiлей i критерiiв управлiння, вносить творчий елемент у пошук найкращих способiв досягнення цiлей, робить остаточний вибiр вироблюваних системою рiшень та надання iм юридичноi чинностi [17, 53]. Суттiва вiдмiннiсть дiловодства райдержадмiнiстрацiй вiд iнших установ районноi та сiльськоi ланки, що i джерелами комплектування архiвних вiддiлiв, - це бiльш активне, нiж у iнших, впровадження електронного дiловодства, що вимагаi методичного забезпечення як з боку дiловодних служб, так i з боку вiддiлiв iнформацiйно-компютерного забезпечення облдержадмiнiстрацiй та державних архiвних установ, у свiтлi вимог постанови Кабiнету Мiнiстрiв Украiни вiд 28 жовтня 2004 р. № 1453 "Про затвердження Типового порядку здiйснення електронного документообiгу в органах виконавчоi влади".
Виконання зазначеного правового документа i складовою частиною "Концепцii формування системи нацiональних електронних iнформацiйних ресурсiв", затвердженоi розпорядженням Кабiнету Мiнiстрiв Украiни вiд 5 травня 2003 р.[13, 16].
Кабiнет Мiнiстрiв Украiни рекомендував органам мiiевого самоврядування додержуватися у процесi органiзацii електронного документообiгу вимог Типового порядку, затвердженого постановою вiд 28 жовтня 2004 р.
Типовий порядок встановлюi загальнi правила документування в органах виконавчоi влади управлiнськоi дiяльностi в електроннiй формi i регламентуi виконання дiй з електронними документами з моменту iх створення або одержання до вiдправлення чи передачi до архiву органу виконавчоi влади.
Усi iншi дii з електронними документами виконуються в органi виконавчоi влади згiдно з ви