Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
отрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдается в архив.
Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т-2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства - все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер. Автоматизация упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д.
Чаще всего такие программы включают регистрационную карточку, основное содержание которой соответствует личному листку по учету кадров.
Автоматизированные системы обеспечивают возможность оперативного получения непротиворечивых данных о структуре предприятия, расстановке персонала, структуре затрат на оплату труда, диiиплине труда. Использование компьютерных технологий дает возможность быстро получать любые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями самой организации. Внедрение программ на объекте исследования позволит значительно улучшить условия труда сотрудников кадровых служб, плановых и расчетных подразделений.
Программа, предназначенная для автоматизации работы с персоналом ООО "АДСК", должна предоставлять следующие возможности:
1.Ведение структуры организации. Штатное расписание, отслеживание и оперативное внесение всех изменений в структуре организации, создание приказов о внесении изменений в штатное расписание.
2.Полный учет информации о сотрудниках и их расстановке.
.Ведение кадровой документации. Полуавтоматическое формирование документов по личному составу, включая приказы по личному составу.
.Вывод данных о сотруднике на печать по форме Т-2, Т-2 ГС (МС), Т-4, распечатка других форм документов.
.Ведение отчетности в соответствии с требованиями Трудового кодекса и органов статистики.
.Ведение базы данных о соискателях, как кадровом резерве на выдвижение внутри организации, так и о соискателях на основе представленных резюме, результатов собеседования и тестирования.
.Регистрация движения персонала, временного отвлечения от исполнения обязанностей.
.Учет аттестаций, управление мотивацией труда и пр.
.Ведение архива кадровой службы.
.Учет фактически отработанного времени (Табельный учет).
.Точные расчеты с персоналом по оплате труда.
Для упрощения работы с документами в ООО "АДСК" предлагается использовать систему автоматизации делопроизводства, например, такую как "КАДРЫ SB" (разработка департамента программных систем компании "АйТи").
.2 Автоматизация документооборота кадровой документации в ООО "АДСК"
Программа кадрового учета и делопроизводства "КАДРЫ SB" позволяет вести кадровый учет в государственных предприятиях и организациях.
Основные функции программы "КАДРЫ SB":
- оформление нового сотрудника на работу;
- изменение личных данных сотрудника;
- изменение сведений о последнем месте работы сотрудника;
- изменение сведений о воинском учете для военнообязанных;
- ведение учета записей трудовой книжки и расчет различных видов стажа сотрудника;
- оформление увольнения сотрудника;
- формирование списка уволенных сотрудников;
- учет претендентов на рабочие места;
- формирование списка вакантных мест;
- формирование табелей рабочего времени по отделам;
- формирование сведений об образовании сотрудников;
- формирование сведений о полученных социальных льготах;
- формирование сведений о полученной материальной помощи.
- Настройку программы необходимо начинать с заполнения справочников, с определением кода ОКПДТР.
- 1 Раздел справочники - в данном разделе необходимо минимально заполнить справочник должностей - должностями руководителей предприятия ООО "АДСК".
- На рисунке 17 приведен заполненный перечень должностей в соответствии с действующим штатным расписанием предприятия.
- 2 Раздел настройки - в программе имеется трехуровневая система интеграции структуры предприятия:
- корневое (головное) предприятие - первый (высший) уровень интеграции,
- подразделение - второй уровень интеграции,
- отдел - нижний уровень интеграции.
- Рисунок 17 - Перечень должностей
- Произведём настройку организационная структура предприятия ООО "АДСК" в соответствии с рисунком 18
- Рисунок 18 - Структура ООО "АДСК"
- Настроим программу под действующую структуру предприятия ООО "АДСК" по подразделениям и создаем в них отделы.
- Персональные настройки - можно установить свои личные настройки. Включить или выключить будильник, который напоминает что, пришло время обеда или рабочий день закончен. Настроить органайзер, подобрать мелодию звонка и т.д., что отражено на рисунке 19.