Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
?лучшит существующие бизнес-процессы в части ускорения обработки данных, повышения точности расчетов, упрощения подготовки документов.
Необходимо провести реорганизацию бизнес-процессов с тем, чтобы установить соответствие между целями и задачами организации и АИС. Только в этом случае можно получить систему, обеспечивающую информационную поддержку принятия решений.
3. Совершенствование системы документационного обеспечения управления
3.1 Мероприятия по совершенствованию
Информационные ресурсы в структуре организации используются на различных аналитических уровнях (от руководителя до исполнителя).
Управленческая деятельность направляется преимущественно овеществленными знаниями в виде разного рода документов, книг или записей данных, предоставляемыми пользователям соответствующими подразделениями, такими, как канцелярия, архив, центр обработки данных (информационный центр) и т.п.
Ученые справедливо полагают, что человек в информационной среде организации занимает центральное место. Он является ее деятельностным, системообразующим, самосовершенствующимся звеном, поэтому процесс формирования информационной инфраструктуры организации должен учитывать индивидуальные информационные потребности сотрудников.
Для улучшения работы организации по делопроизводству были проведены следующие мероприятия.
В ходе анализа были внесены изменения в должностной инструкции секретаря, в связи с переходом на автоматизированную систему документооборота "Кадры SB". Приказ "о внесение изменений в должностной инструкции секретаря" и фрагмент должностной инструкции показан в Приложении В. Также был разработан список нерегистрируемой документации. Образец представлен в Приложении Г.
Для перехода на автоматизированную систему документооборота в ООО "АДСК" разработан проект приказа, который представлен в Приложении Д.
Автоматизированный документооборот один из самых быстрорастущих в сфере информационных технологий. Если программа документооборота внедряется, то количество бумажных документов сокращается, и используются электронные документы.
Внедрение системы автоматизированного документооборота позволяет решить ряд проблем:
обеспечит слаженную работу всех подразделений;
упростит работу с документами, повысит ее эффективность;
повысит производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
повысит оперативность доступа к информации;
позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.
Сегодняшние предприятия требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям:
масштабируемость, надежность и управляемость для экономичного корпоративного развертывания,
автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования,
гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видео клипов до формализованных документов всех типов,
возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов,
открытая, расширяемая архитектура, позволяющая организациям, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес целей, таких, как управление записями и, во-вторых, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как Управление знаниями,
доступность широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от инвестиций.
Спецификой кадровой документации является то, что значительная ее часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи. Для оперативного создания документов нами был разработан шаблон организационно - распорядительного документа на примере приказа (Приложение Е).
Однако создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме - это еще не автоматизация кадровой деятельности. Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу.
Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.
Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учету кадров, личную карточку (форма № Т-2, Т-4) и т.п. Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учету кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах. Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объема сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.
Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами № Т-2, Т-2ГС (МС), Т-4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения с
