Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
организации электронного документооборота. В государственных структурах - это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации, получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры.
В дипломной работе был проведён анализ организации ведения делопроизводства и отслежен уровень, на котором находится существующий документооборот на предприятии ООО "АДСК". Также было выяснено, какое место занимает документооборот в общем технологическом процессе предприятия и то, насколько он развит и совершенен. Был изучен состав сотрудников ООО "АДСК", отвечающих за документооборот. А также было произведено изучение следующие вопросы:
-ознакомление с организационной структурой и изучение функций, задач, основных видов деятельности анализируемого предприятия;
-изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
-проведение анализа службы документационного обеспечения управления и анализ документооборота ООО "АДСК";
-разработаны шаблоны организационно - распорядительных документов, на примере приказа;
-внесены изменения в должностную инструкцию секретаря;
-разработан перечень нерегистрируемой корреспонденции;
-проведение анализа отдела кадров по ведению делопроизводства;
-разработаны предложения по совершенствованию работы с кадровыми документами;
-внесены предложения по автоматизации делопроизводства и документооборота отдела кадров;
-разработаны предложения по созданию технологии работы с документами в среде "КАДРЫ SB" на предприятии ООО "АДСК";
-разработан проект приказа на автоматизацию;
-разработано руководство пользователя.
На основании анализа документооборота предприятия была разработана политика по подбору, найму и расстановке кадров в ООО "АДСК".
Автоматизированная система "КАДРЫ SB" обеспечивает возможность оперативного получения непротиворечивых данных о структуре предприятия, расстановке персонала, структуре затрат на оплату труда, диiиплине труда.
Использование компьютерных технологий дает возможность быстро получать любые формы отчетности, гибко менять выходные отчетные формы в соответствии с изменениями в законодательстве и потребностями самой организации, позволит коренным образом изменить всю систему информационного обслуживания предприятия и значительно повысить оперативность обработки документов.
Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.
В результате повышается производительность труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резко сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.
ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ
АИС - автоматизированная информационная система
АРМ - автоматизированное рабочее место
ГОСДОУ - государственного общероссийского стандарта документационного обеспечения управления
ДОУ - документационное обеспечение управления
ИСО
ЛВС - локальная вычислительная сеть
ОКИН - общероссийский классификатор информации о населении
ОК ПДТР - общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов
ОКСО - общероссийский классификатор специальностей по образованию
ОКПО - общероссийский классификатор предприятий и организаций
ОК ТЭСИ - общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации
ОКУД - общероссийский классификатор управленческой документации
ПК - персональный компьютер
СУ- системы управления
ЭВМ - электронно-вычислительная машина
Приложение А
№ делаНаименование дела Срок храненияКол-во томов дела02-01Журнал исходящих телефонограмм1 год02-02Приказы по личному составу (подлинники)75 лет02-03Приказы о предоставлении очередных отпусков (подлинники) 50 лет02-04Личные карточки рабочих и служащих75 лет02-05Личные дела уволенных75 лет02-06Награждения, поощрения (копии)10 лет02-07График режима рабочего времени1 год02-08Должностные инструкции работников3 года после замены02-09Книга учета трудовых книжек50 лет
На основании приказа директора №125 от 10.05.2008г.
ПРИКАЗЫВАЮ:
.Внести изменения в должностную инструкцию секретаря-референта в связи с переходом документооборота на систему автоматизированного документооборота "Кадры SB":
добавить пункт "Организация документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат" должна осуществляться в системе автоматизированного документооборота "Кадры SB"".
.Контроль за исполнением приказа возлагаю на начальника отдела кадров Т. П. Левша ____________________________.
Фрагмент должностной инструкции секретаря-референта
ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.5 Секретарь-референт должен знать:
-законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
-порядок планирования, проектирования и