Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
е средства должны удовлетворять функциональным требованиям АРМ.
В отделе кадров имеется 3 персональных компьютера - 1 персональный компьютер является сервером, 2 персональных компьютера являются клиентами; принтер, сканер, телефон и 2 модема. Существует в отделе собственная локальная сеть.
По способу организации данная локальная сеть относится к реальной с центральным управлением. При установке сети заранее выделяются одна или несколько машин, управляющих обменом данных по сети (административные ПК). Диски выделенных машин (серверов) доступны всем остальным компьютерам сети. Остальные компьютеры (рабочие станции) имеют доступ к дискам файл-сервера и совместно используемым принтерам. С одной рабочей станции нельзя работать с дисками других станций. Основным достоинством сети с централизованным управлением является более высокий уровень защиты данных.
Топология - идентифицирует схему проводных соединений в сети. В отделе кадров шинная структура. Для нее характерны низкая стоимость подключения новых ЭВМ, простота управления, высокая гибкость и возможность простого расширения сети. Все сетевые компьютеры связаны линейно с помощью коаксиального кабеля.
На рисунке 16 представлен комплекс средств автоматизации отдела кадров.
Рисунок 16 - Комплекс средств автоматизации отдела кадров
Проведём анализ выбора технических средств управления, используя методику Белова.
Современный электронный офис включает в себя десятки типов приборов оргтехники. Номенклатура технических средств управления офиса, определяется функциональным назначением приборов: аппаратура для изготовления и размножения документов, оборудование офисной полиграфии, уничтожители документов, детекторы ценных бумаг, средства оперативной связи, компьютерная техника, технические средства зашиты информации. Ввиду большого разнообразия фирм-изготовителей и выпускаемых моделей неизбежно приобретение приборов, имеющих разные габариты, интерфейсы управления, энергетические параметры и т. д. Обоснованный подход к оснащению офиса оргтехникой предполагает решение задач исследования операций. Наиболее близко к рассматриваемому случаю относится так называемая "задача о ранце", которая здесь может быть сформулирована следующим образом: требуется выбрать из всего множества предлагаемых на рынке товаров технических средств те, которые по своим функциональным параметрам обеспечивают наилучшую совместимость как между собой, так и с комплексом задач по управлению фирмы и ее финансовыми возможностями. Поскольку точное решение задач исследования операций возможно лишь в частных и очень ограниченных случаях, приемлемы приближенные методы оптимизации, основанные на применении критериев оценки принятых решений. Так, для ряда инженерных задач получил распространение метод Белова. Сущность метода состоит в следующем. Для каждого из n видов N технических средств управления определяется набор М значимых для офиса параметров т j, определяющих их качество и совместимость с другими видами.
В качестве примера можно проиллюстрировать методику при выборе подходящей модели аппарата Xerox.
В приведенной ниже таблице даны исходные параметры и результаты определения критериев выбора. Наименьшее отклонение от наилучшего из рассмотренных вариантов имеет модель 5331. На Web-серверах сети доступна информация о совместимости расходных материалов, запасных частей моделей различных производителей. Это также может быть учтено при решении задачи выбора. Например, подобная информация частично представлена на приведено таблице 5.
Таблица 5 - Исходные данные и результаты определения критериев выбора
Темы приборовСкорость печати, коп/мин iЧисло' копий в месяц!Ресурс барабана, число копийРесурс тонера, число копийДиапазон масшта бирбвания, в%Условная стоимостьКритерий выбора5220550020000200000,20,655310101500120004000541.00,685317176000800004000711,50,4553313014000800005000250 .3,0 0,17Коэффициенты важности0,140,150,170,180,1 60,19
- Выбора средств оргтехники используемые в организации соответствует требованиям.
Основными препятствиями на пути эффективной организации документационного обеспечения деятельности кадровой службы предприятия ООО "АДСК" является отсутствие специализированного программного обеспечения для ведения кадрового учета.
- Анализ документооборота, движения документов, технического и программного обеспечения объекта исследования показал, что работу с документами осуществляет секретарь, не имеющий специального образования в области документоведения. Поэтому были выявлены ошибки при оформлении документов, не используется в полном объеме возможности профессионального компьютера и его программного обеспечения, нет списка нерегистрируемой документации. Введении кадровой документации оформляются с нарушениями требований ГОСТ Р 6.30-2003г., также ослаблен контроль исполнительской диiиплины, что приводит к потерям документов.
Для устранения выше перечисленных недостатков предлагается:
- произвести выбор программного обеспечения,
- настроить программу под действующую структуру предприятия,
- разработать руководство пользователя,
- перевести документы в электронную форму,
- создать шаблоны организационно-распорядительных документов,
- сформировать список нерегистрируемой документации,
- внести изменения в должностную инструкцию секретаря.
- Внедрение АИС, несомненно, ?/p>
