Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
умент, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.
Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. На объекте исследования акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации.
На объекте исследования существуют акты на инвентаризацию денежных средств, инвентаризация основных средств и т.д.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
В ООО "АДСК" обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или предприятия. Составляется докладная записка по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.
Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность организации или подтверждают сведения биографического или служебного характера.
2.4 Анализ работы с документами
Документационное обеспечение деятельности предприятия осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству, которая имеется в каждом структурном подразделении. В аппарате предприятия действует смешанный порядок делопроизводства, при котором часть операции с документами (прием, регистрация, учет и контроль за исполнением, отправка корреспонденции, учет и регистрация издаваемых приказов, распоряжений, инструкций, указаний, входящей и исходящей почты и т.д.) осуществляются, как было сказано ранее секретарем, другая же часть регистрируется в структурных подразделениях. Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.
При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе.
Регистрация необходима:
-для обеспечения сохранности документов;
-для удобства поиска документов;
-для учета и контроля исполнения документов.
В инструкции по делопроизводству не закреплено деление документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Все документы в организации делятся на - входящие, исходящие и внутренние. Поступающие на предприятие документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение. К входящим документам относят - заявки, претензии, приказы, письма, телеграммы, телефонограммы. В ходе анализа объема документов, поступивших в организацию, исходящих из нее и созданных ею за последние 3 года были использованы следующие методы - наблюдения, опроса графического и статистического. Из приведенной ниже таблицы 2 можно определить структурную характеристику документооборота и темпы роста документов по годам.
Таблица 2 - Количественный состав документов и изменение объема документооборота
Название документаКоличество документовОтклонения200520062007Документов 2006 г. к 2005 г.Документов 2007 г. к 2006 г.Входящие3240334445681041224Исходящие2500325555097552254Внутренние:53706541988911713348В том числе приказы23673741569013741949-приказы по основной деятельности75613681989612621-приказы по командировкам5289451264417319-приказы по личному составу1083142824373451009Итоги в год, квартал11110131401996620236826В среднем за день394669
Графический метод исследования анализа документооборота отражен на рисунке 3.
Рисунок 3 - Анализ документооборота в ООО "АДСК" за 2005 - 2007гг.
Из рисунка видно, что все документопотоки в 2007г. по отношению к 2006 и 2005гг. возросли. Также используя графический метод исследования была построены диаграмма отклонений 2007г к 2006г., что отражено на рисунке 4.
Рисунок 4 - Процентное соотношение 2007г. к 2006г.
В ходе анализа можно сделать вывод, что в организации преобладают внутренние документы, исходящие документы в процентном соотношении в 2006г. к 2007г. составляют 32%, по отношению к входящим документам 18%, а к внутренним 49%, .
Данная ситуация сложилась в связи с тем, что увеличилось число работающих в связи с тем , что предприятие расширило свои сферы деятельности, а как следствие увеличился объем выполняемых их услуг.
Также хотелось бы отметить об увеличении переписки с организациями и предприятиями города Астрахани и Астраханской области.
Используя методы графического анализа, был также проведен анализ процентного соотношения документов 2006г. к 2005г., что отражено на рисунке 5.
Рисунок 5 - Анализ процентного соотношения документов 2006 г. к 2005г.
Из представленной диаграммы видно, что доля внутренних документов составляет 58%.
Это связано, прежде всего, с тем, что в этот период времени, а именно в 2005 году предприятие испытывала некие финансовые и производственные трудности, а именно нехватка специалистов в области строительства, отсутствие заказов и т. д.
Также был проведен ана?/p>