Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
действующим нормативным документом, определяющим формуляры многих документов: положений, приказов, должностных инструкций и др.
Правила составления и оформления документов за многие годы существования государственных стандартов стали для многих работников, выполняющих операции по их созданию, нормой.
С 70-х гг. органами статистики разрабатываются типовые и унифицированные формы документов первичного учета. Многие годы существовало положение, при котором кадровые службы предприятий и строительных организаций пользовались при составлении приказов по личному составу этими формами, в то время как кадровые службы учреждений составляли приказы в текстовой форме. В то же время кадровые службы и учреждения, и предприятия применяли личную карточку Т-2 как основной учетный документ, которая также входит в состав первичных учетных документов и впервые унифицирована в начале 70-х гг. С 2001 г. противоречие, сложившееся в применении двух способов оформления документов, устранено путем внедрения в практику документирования кадровых служб унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. В Альбом включены формы документов по учету кадров (основные виды приказов, личные и учетные карточки, штатное расписание, график отпусков, документы, сопровождающие оформление командировок, и др.). Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений[15].
Обязательным документом в трудовой деятельности любого человека является трудовая книжка: кадровые службы выдают трудовые книжки поступающим на работу впервые, работник предъявляет этот документ при поступлении на работу, в трудовой книжке отмечаются сведения о работе, перемещениях, поощрениях, увольнениях. Кадровые службы несут ответственность за правильное ведение трудовых книжек и за их сохранность. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек является основным подзаконным актом, определяющим всю работу с этими документами. Долгое время действовала инструкция, утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. № 252. В последующие годы в нее вносились изменения и дополнения, которые опубликованы в официальных изданиях.
В настоящее время Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 утверждены новые правила ведения и хранения трудовых книжек.
Часть положений из этих правил введена в настоящее время в Трудовой кодекс РФ, некоторые положения получили уточнение (ст. 62, 66).
Основные правила работы ведомственных архивов - главный нормативный документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и в архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатурам дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу, оформления актов на уничтожение документов[25].
Подготовка документов к сдаче в архив включает в себя оформление обложки каждого дела. Требования к составу информации, обязательно помещаемой на обложке, и порядок ее расположения закреплены специальным государственным стандартом.
Нормативным документом, устанавливающим сроки хранения, является Перечень документов со сроками хранения. Различают типовые и ведомственные перечни, последние создаются отдельными ведомствами, имеющими большое количество нетипичной для остальных организаций документации. Ведомственные перечни имеют преимущественное право использования. Организации, не разрабатывающие ведомственных перечней, пользуются типовыми, которые являются нормативами длительного действия и перерабатываются раз в 20-30 лет. В 2000г. Введена в действие новая редакция типового перечня. Он предназначен для охраны, организации и пополнения Государственного архивного фонда, для определения сроков хранения документов при их отборе на хранение и уничтожение, содержит сроки хранения более 500 документов, образующихся при документировании однотипных управленческих функций, выполняемых различными учреждениями в процессе своей деятельности, и является основным нормативом, определяющим длительность хранения документов. В разделе "Кадровое обеспечение" пересмотрен ряд сроков хранения документов по личному составу, установлены сроки хранения документов, которые ранее не имели нормативно закрепленного срока (например, трудовой договор и др.)[15].
Вторая группа нормативных документов представлена общероссийскими классификаторами технико-экономической и социальной информации (ОК ТЭСИ).
Классификатор - это нормативный документ, по своему статусу соответствующий государственному стандарту, в котором содержится систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации. Общероссийские классификаторы созданы для выполнения целого ряда функций. В работе с документацией по личному составу используются классификаторы, выполняющи?/p>