Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?тировки документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Рынок систем электронного документооборота активно развивается, объективной основой этого процесса является широкое повсеместное использование персональных компьютеров и постоянно растущие требования к организации бизнеса.
Задача автоматизации документооборота лежит на стыке традиционных "бумажных" технологий работы с документами и новых компьютерных технологий [13].
Задача документооборота не является изолированной технологической цепочкой в бизнес-процессе организации, документодвижение тесно интегрировано с другими подзадачами, решаемыми информационной системой организации.
Система автоматизации документооборота должна обеспечивать прикладные интерфейсы, позволяющие встраивать функции передачи сохранения документов в прикладные системы, функционирующие в организациях, в которых она внедряется.
Автоматизации документооборота - достаточно сложный механизм, а система документооборота предприятия включает в себя множество подсистем, построенных с помощью программных продуктов, созданных различными производителями [13].
Система автоматизации документооборота может по-разному интерпретироваться в зависимости от размера организации и специфики ее деятельности.
Каждая подсистема обладает набором специфических для нее функций. При этом отдельные подсистемы тесно взаимодействуют между собой.
Многие организации, как государственные, муниципальные структуры, так и многочисленные коммерческие фирмы, от мелких компаний до крупных холдингов и корпораций решают вопросы автоматизации своей деятельности, наиболее продуктивного использования современных компьютерных технологии для повышения эффективности работы управленческого персонала.
Информационно-документационное обеспечение управления является важнейшей обслуживающей функцией управленческого аппарата, и от эффективности ДОУ во многом зависит и результативность работы собственно управленцев, качество принятия управленческих решений. Поэтому одним из основных направлений автоматизации в сфере управления является автоматизация делопроизводства [12].
На сегодняшний день для большинства российских государственных организаций характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четкое организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.
Наиболее эффективными методами совершенствования потоков документов в настоящее время общепризнанны: построение информационных моделей, создание государственных, локальных систем и цепочек унифицированных документов, унификация текстов документов, создание эффективных информационно-поисковых систем, регламентирование документо-образования и прохождения документов, введение компьютерных технологий обработки информации [14].
Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:
-Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
-Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.
Тема дипломной работы: "Автоматизация кадровой документации на базе современных технологий в ООО "АДСК".
Актуальность дипломной работы обусловлена тем, что при всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его происхождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия. А также связано с тем, что от своевременности поступления информации зависит повышение качества принимаемых решений и как следствие выживаемости предприятия в условиях рыночной экономики.
В структуре предприятия ООО "АДСК" отсутствует четкая организация работы с документами и как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.
Цель данной дипломной работы является проведение анализа, и разработать мероприятия по совершенствованию системы делопроизводства предприятия, позволяющие своевременно выявлять его "трудоемкие" участки и оптимизировать движение документов в соответствии с рациональной организацией труда.
Для реализации целей поставленных в работе необходимо выполнить ряд задач, а именно:
-проведение анализ теоретических источники по вопросу делопроизводства;
-ознакомление с организационной структурой и изучить функций и задачи, основных видов деятельности анализируемого предприятия;
-проведение анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства;
-проведение анализа службы документационного обеспечения управления и анализ документооборота ООО "АДСК";
-проведение анализа отдела кадров по вед?/p>