Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
Вµнию делопроизводства;
-проведение анализа сетевого, программного и технического обеспечения ООО "АДСК;
-разработать мероприятия по совершенствованию работы с кадровыми документами.
Объектом исследования является Общество с Ограниченной Ответственностью "Астраханский домостроительный комбинат".
Руководители структурных подразделений несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.
Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема - передачи информации, правильной постановки справочно - информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.
Вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:
-руководство теряет целостную картину происходящего;
-структурные подразделения, не имея информации о деятельности, друг друга, перестают слаженно осуществлять свою деятельность.
Главной задачей информационного управления является информационная поддержка основной деятельности организации. Специалисты по информации должны быстро и качественно предоставлять информацию, необходимую другим членам организации, в том числе документы, разработанные для определенных ситуаций, требующих принятия решений.
Задачу управления информацией следует усматривать не только в том, чтобы освободить от информационной работы других членов организации, как, бы "отнимая" у них информационные действия путем подготовки информации, а в том, чтобы облегчить сотрудникам организации собственные информационные действия.
Задачу под этим углом зрения следует видеть в том, чтобы интегрировать созданные сотрудниками индивидуальные информационные структуры системы (включая технологии) [18].
Например, можно создать внутреннюю информационную систему, которую сотрудники могут использовать самостоятельно и по собственному усмотрению. Информационная деятельность в этом случае не имплицирует центральную функцию или подразделение, "которое как паук в сетях господствует над всей производственной информацией, по собственной воле наделяя или отказывая в информации", скорее она должна облегчать другим членам организации осуществление целенаправленной связи с информационными ресурсами, то есть проведение организационных и кадровых мероприятий, обеспечивающих и удовлетворяющих потребности пользователей в релевантной информации для принятия решений, и внедрение современной информационной техники и коммуникаций .
Таким образом, использование информационных ресурсов в режиме прямого доступа больше не ограничивается только узким кругом специалистов в области информации и коммуникации. На основе объединяющей программы поиска и на основе предложений через Internet и с помощью соответствующего маркетинга используемых информационных ресурсов к системе подключаются и другие специалисты производственной сферы (ученые, инженеры, менеджеры и др.).
Речь идет не только о том, чтобы перерабатывать информацию из знания, произведенного внутри организации, важно также получение информации из источников вне организаций.
Под пользованием внешними источниками понимается изучение информационного предложения, простирающегося до границ мирового уровня.
Управление информацией ставит перед собой задачу и целевую установку - поддерживать согласованные организационно-информационные действия членов организации. Специалист в области информации в организации может в рамках межличностного научного посредничества и через личное научное участие прямо вступить в дело и в этом смысле воспринимается как информационный менеджер.
Специалист в области информации может выступить в роли консультанта с целью улучшения межличностного научного обмена. Он также может организационно и технически поддержать межличностные научные коммуникации внутри организации [19].
Для информационного управления проблема состоит в переработке разнообразного предлагаемого на информационном рынке "массового продукта" в информацию, релевантную действиям. Поэтому одних только внешних научных ресурсов недостаточно. Более важным является переход от внешнего знания к знаниям, релевантным внутренним решениям. Таким образом, должны развиваться информационные системы, с помощью которых удастся полученную информацию качественно подготовить, сохранить и создать для нее условия полноценной реализации.
1. Основные понятия документационного обеспечения в управлении кадровой службы
.1 Кадровая служба в структуре организации
Своевременное и юридически правильное информационное обеспечение управления персоналом является основой эффективной работы всего предприятия.
Основным структурным подразделением по управлению кадрами в организации является отдел кадров. На него возложены функции по приему и увольнению кадров, а также по организации обучения, повышения квалификации и переподготовки кадров. Для выполнения последних функций нередко создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения.
Правильная подготовка делопроизводства в кадровом подразделении - необходимое условие для эффективно?/p>