Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
овой кодекс Российской Федерации устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка [1].
Следует отметить, что кодекс содержит нормы, которые условно можно подразделить на три категории: состав документов, сроки их подготовки, функции кадровой службы.
В Трудовом кодексе названы документы, которыми документируется прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников. Часть этих документов давно и повсеместно применяется (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); создание и случаи применения некоторых регламентированы впервые (уведомления).
Известно, какое значение имеет дата составления документа или дата указания в документе каких-либо действий, проступков, событий. Известно также, что этот вопрос часто бывает спорным. Трудовой кодекс содержит специальную статью (ст. 14), устанавливающую порядок исчисления сроков.
Кроме общего порядка исчисления сроков, кодекс устанавливает и конкретные сроки подготовки таких документов, как приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении диiиплинарного взыскания (ст. 193), копии документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80).
Трудовой кодекс РФ закрепляет за работодателем несколько новых правовых норм, которые таким образом становятся обязательными для всех организаций. Их выполнение будет реализовываться кадровыми службами и приведет к расширению функций кадровых служб. Среди новых функций следует отметить:
-Введение новой нормы, направленной на защиту трудовых прав работника. По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов о приеме на работу, о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62).
-При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем (ст. 65).
-Новые задачи возникают перед кадровыми службами и в связи с введением кодексом такого, понятия как "персональные данные", под которыми понимается информация, касающаяся отдельного работника. С целью их охраны работодатель (в лице своей кадровой службы) обязан разработать, локальный нормативный акт, в котором установлен порядок передачи персональных данных работника в пределах организации, и ознакомить с ним работников (ст. 88).
-Очередность предоставления отпусков устанавливается графиком отпусков. В обязанности кадровых служб входит составление, ведение графика и предупреждение работника о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели (ст.23).
-Кадровые службы традиционно осуществляют хранение и передачу в архив документов по личному составу, которые содержат, в том числе, и анкетно-биографические сведения о работниках. Однако эта функция получает новое значение. Кодекс введя понятие персональных данных - "информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника", установил требования к обработке, хранению, использованию, порядку передачи персональных данных, а также ответственность за нарушение установленных норм.
Таким образом, Трудовой кодекс РФ усилил многие нормы документирования, ввел некоторые новые, при этом, в основном, они направлены на усиление правовой значимости документов, создаваемых в процессах установления трудовых правоотношений, учета личного состава, движения кадров.
Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006г. № 149 - ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" регулирует правовые отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления потребителю документированной информации. Закон закрепил обязательность документирования информации, ввел ряд терминов (таких, как информация, информатизация, информационные ресурсы, собственник информационных ресурсов, конфиденциальная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. Кроме того, закон ввел важнейшее понятие в области документации того обеспечения - "документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской федерации" [2].
Об обязательности документирования говорится и в ряде других законодательных актов. Так, например, Гражданский кодекс РФ (ст.-47) предписывает обязательность документирования рождения, смерти, заключения и расторжения брака, усыновления, удочерения и т. п. "Регистрация актов гражданского состояния производит