Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?аков, букв, волн и т.д.) [10].
В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация "закрепляется" на материальном носителе или даже "привязывается" к нему и тем самым обособляется от создателя информации. Документированная информация есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности" [7] .
Мысль о документе как двуедином целом разделяет и М.Н. Костомаров, который справедливо указывает, что в этом единстве в течение длительного времени главенство принадлежало именно носителю, становившемуся как бы нарицательным обобщенным именем документов (например, "бумаги") [14].
Любопытно отметить изменения определения документа, данного Г.Г. Воробьевым.
В одной из последних работ он дает такое определение: "Под документом понимается любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом и на любом носителе с целью ее обращения в динамической информационной системе". Таким образом, и у Г.Г. Воробьева на первый план выходит информационная составляющая документа [17].
Продолжая анализ понятия "документ", можно сделать вывод отом, что его основу оставляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.
Функция документа - это его общественная роль, социальное назначение, цель, задача. Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени.
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [2].
Информация в системах управления играет важную роль, так как является основой для разработки, реализации управленческих решений. Информация является основой для обеспечения аппарата управления достоверными сведениями о высшей среде, планах, других параметрах функционирования объекта.
В процессе управления организаций требуется быстрая и качественная обработка всей исходной документации, движение которой совершается по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждением. Это движение называется документооборотом.
Количество документов, поступивших в организацию и созданных его за определенный период, называется объем документооборота.
В документообороте участвуют три категории документов:
-Входящий документ-это документ, который поступает в организацию.
-Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из организации.
-Внутренний документ - не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Целью документооборота является информационное обеспечение деятельности аппарата управления, т. е. своевременная доставка полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, необходимой им для выполнения возложенных на них обязанностей, принятия решений и претворения их в жизнь.
Направления движения традиционных и электронных документов в аппарате управления едины при любых системах их обработки и хранения. Меняются методы доставки и работы с документами, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется.
Главное правило документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Чтобы рационализировать документооборот, необходимо четко регламентировать маршруты движения документов, утвердить согласованные правила для всех принятых делопроизводственных процедур, создать благоприятные организационно-технические условия для производительной работы сотрудников службы делопроизводства.
Система автоматизированного управления несет обобщающую нагрузку и охватывает все виды и типы создаваемых автоматизированных систем в области управления.
Автоматизированная система - это система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его деятельности, реализующая информационную технологию выполнения установленных функций [26].
Существует четыре основных класса автоматизированных систем:
-Системы автоматизации делопроизводства и документооборота;
-Системы управления потоками работ;
-Системы организации и управления архивами документов;
-Системы электронного управления документами.
Полная автоматизация управленческой деятельности подразумевает проведение комплекса мероприятий по внедрению современных информационных технологий на предприятии. В последнее время тема автоматизации документооборота стала одной из самых популярных.
Автоматизация документооборота предполагает использование специального программного обеспечения для работы с документами и участие электронных документов в системе информационного обмена[26].
При этом документы, создаваемые в ходе функционирования организации, обязательно регистрируются и хранятся в едином информационном пространстве. Обеспечивается коллективная работа с документами, т.е. над каждым из них последовательно работает несколько сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями.
Сокращаются рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корре?/p>