Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?о управления персоналом и проявления порядочности по отношению к работникам.
Документы по личному составу (кадрам, персоналу) фиксирую этапы трудовой деятельности людей. Они являются наиболее важными документами, так как влияют на пенсионное обеспечение, получение различных льгот и компенсаций. Поэтому документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока[25].
Составление и оформление документов по персоналу осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, инструкциями министерств и ведомств, другими нормативными актами.
При работе с документами по личному составу необходимо также учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006г. № 149 - ФЗ относит к категории конфиденциальной информации [2].
Отдел кадров можно описать как элемент системы управления (СУ) организацией (предприятием). Он входит в состав предприятия. Отдел кадров как элемент СУ предприятием выполняет следующие функции, связанные с оформлением документов:
-оформляет трудовые книжки впервые принимаемых на работу сотрудников;
-контролирует заполнение ими листка по учету кадров;
-готовит справки по составу кадров для администрации и планового отдела предприятия;
-готовит приказы по кадрам;
-ведет учет сроков выполнения контрактов с работниками предприятия;
-дает сведения в бухгалтерию о сроках утверждения приказов;
-визирует приказы по кадрам в подразделениях предприятия.
Связи отдела кадров (через соответствующие документы) с другими элементами системы управления показаны в таблице 1.
Таблица 1 - Связи отдела кадров в системе управления предприятием
№ п/пЭлемент системы управленияКакие документы принимает и готовитСвязи (куда передается документ)Какой документ передается1АдминистрацияИздает приказы по кадрам, получает справки по составу кадровОтдел кадров Сведения об Изданных приказах по кадрам2БухгалтерияПолучает копии приказов3Отдел кадровОформляет трудовые книжки, контролирует заполнение листка по учету кадров, готовит справки, приказы по кадрам, ведет учет сроков выполнения контрактов, даст сведения о сроках утверждения приказов, визирует приказы по кадрамАдминистрация Плановый отдел Бухгалтерия Подразделения Сотрудники' новыеПриказы по кадрам для утверждения справки по составу кадром Справки по составу кадров Сведения о сроках утверждения приказов Приказы по кадрам завизированные Трудовые книжки4ПодразделенияПолучают приказы, завизированные в отделе кадровОтдел кадровПриказы по кадрам для визирования5Сотрудники новыеЗаполняют листки по учету кадровОтдел кадровЛистки но учету кадров, трудовые книжки6Плановый отделПолучает справки по составу кадровНа основании вербального описания системы управления можно составить схему СУ (рисунок 1).
Рисунок 1- Информационные связи отдела кадров в СУ предприятием
1.Администрация
.Бухгалтерия
.Отдел кадров
.Подразделения
.Сотрудники
.Плановый отдел
Кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Она служит документационным подтверждением прав работников на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.
.2 Законодательные документы регламентирующие деятельность кадровых служб
Процесс создания документов и организация работы с ними регламентируются правовыми и законодательными актами, нормативно-правовыми и нормативно-методическими документами.
Исторически сложилась ситуация, когда разработка правил составления и оформления кадровых документов, необходимых для документирования трудовой деятельности работника, состав их видов, порядок хранении и другие параметры кадрового делопроизводства определяются разнородными правовыми актами. Причем эти правовые акты создаются по инициативе целого ряда министерств и ведомств. Следует отметить, что правовая и нормативная основа кадрового делопроизводства складывалась в течение длительного периода времени и по этой причине не может рассматриваться как комплексная. Помимо норм документирования, закрепленных в тех или иных правовых актах общегосударственного действия, в кадровом делопроизводстве большую роль играет сила традиции.
Рассматривая регламентацию кадрового делопроизводства, следует выделить законы общего действия, подзаконные акты и нормативно-методические документы.
Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации. Законодательными актами регулируются трудовые правоотношения, требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, к приданию документам официальности (юридической силы). Законодательством определены права собственности на отдельные документы и массивы документов, категории информации, ее доступность.
Введенный в действие с 30.12.2001 года № 197 - ФЗ, в редакции 18.10.2007 года утверждён ГД 01.12. 2007 года № 309 - ФЗ Труд