Исследование системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"
Дипломная работа - Менеджмент
Другие дипломы по предмету Менеджмент
?.
Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий. Рассмотрим более подробно документы, применяемые в управленческой деятельности ООО "АДСК".
.3.2 Система организационно-правовой документации
ООО "АДСК" в своей деятельности наряду с актами органов государственной власти руководствуются следующими организционно - правовыми документами:
-уставом,
-положениями,
-правилами,
-инструкциями.
Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией. Устав организации утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем. В уставе предприятия определяется наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью. А также содержатся другие сведения, предусмотренных законом для юридических лиц соответствующего вида.
Инструкция - документ, содержащий правила, регулирующие специальные стороны деятельности учреждений и предприятий, их отдельных подразделений и служб, а также должностных лиц. На предприятии ООО "АДСК" применяется инструкция по технике безопасности, инструкция по делопроизводству и т.д.
Отдельная разновидность этого вида документа - должностная инструкция, определяющая организационно-правовое положение работника в структурном подразделении, а также условия, обеспечивающие эффективность деятельности. В ООО "АДСК" имеется должностная инструкция на каждого работника предприятия.
Должностная инструкция состоит из разделов - общая часть, функции, обязанности, права, взаимоотношения, ответственность работника и др. В общей части указывают основные задачи работника, порядок замещения должности, профессиональные требования, подчиненность. В разделе "функции" определяют предмет, содержание и перечень видов работ.
.3.3 Система распорядительной документации
Одной из важнейших подсистем управленческой документации является система организационно-распорядительных документов. Основными видами, наиболее распространенными в управленческой деятельности организационно-распорядительных документов ООО "АДСК" являются:
-постановление,
-приказ,
-распоряжение,
-решение.
Постановление - нормативный акт, принимаемый в коллегиальном порядке для решения важнейших вопросов, входящих в их компетенцию. Постановлениями также называют совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами. В ООО "АДСК" постановления приходят с вышестоящих органов власти. Так, например отдел кадров постановления получает с пенсионного фонда, с военкомата и т.д.
Приказ - распорядительный документ, издаваемый руководителем предприятия, на правах единоначалия и в пределах своей компетенции. Приказ издают на основе и для исполнения законов, постановлений и распоряжений правительства, указов и директивных указаний вышестоящих органов и для выполнения производственной деятельности предприятия.
На объекте исследования существует следующий порядок создания приказа, проект приказа согласовывается с заместителем руководителя организации, с руководителями структурных подразделений, с юристом организации.
Распоряжение - утверждает задание руководителя учреждения или его заместителя на работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами.
В ходе анализа было выявлено, что для оформления документов в ООО "АДСК" используют устаревший ГОСТ.
Проверка правильности оформления документов за 2007 год показала, что 32 документа оформленные с нарушением положения ГОСДОУ, ГОСТ Р. 6. 30 - 2003 и инструкции по делопроизводству. Например, за провинность работника понизили в должности, но подпись (ознакомлен) должностного лица на документе, а именно в приказе № 345 от 21.12.2007 года отсутствовала, также к этому документу не были прикреплены объяснительные.
Это считается нарушением ст. 1131 положения Государственного Общероссийского Стандарта Документационного Обеспечения Управления далее (ГОСДОУ).
.3.4 Система справочно-информационной документации
Процесс принятия управленческих решений основан на сбор и обработке информации о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы - акты, справки, докладные записки, предложения, переписка и др.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.
В ООО "АДСК" используют следующие справочно-информационные документы:
Протокол - док